How do I calculate pro-rata pay for a partial month?

Divide the annual salary by 12 to get the monthly rate, then divide by the number of calendar days (or working days, depending on your contract/policy) in the month and multiply by the days worked. For example, if the monthly salary is £3,000 and the employee leaves on 15 April (out of 30 days), the pro-rata pay is £3,000 ÷ 30 × 15 = £1,500.

Can I deduct pay for holiday taken but not yet accrued?

Only if the employment contract specifically allows it. If the contract includes a “clawback” clause, you can deduct the cost of holiday taken in excess of the pro-rata entitlement from the final pay. Without such a clause, you cannot make the deduction. It is good practice to include this provision in all employment contracts.

Is payment in lieu of notice (PILON) taxable?

If the employment contract includes a PILON clause, the payment is taxable as earnings and subject to Income Tax and NI in the normal way. If there is no PILON clause and the employer chooses to pay in lieu, the payment is treated as damages for breach of contract and the first £30,000 may be tax-free (as a termination payment). The tax treatment depends on the specific contractual terms.

What about outstanding expenses or loans?

Any expenses the employee has incurred on behalf of the business should be reimbursed in the final pay. Conversely, if the employee owes the employer money (e.g. an outstanding salary advance or season ticket loan), the employer can deduct it from the final pay only if the employment contract permits this or the employee gives written consent.

Cálculo del salario final (empleados que se van)

Datos clave

El pago final debe incluir salario prorrateado por los días trabajados en el período de pago final.
Las vacaciones acumuladas pero no disfrutadas deberán pagarse como pago de vacaciones suma global (a menos que el contrato diga lo contrario).
Si el empleado cumple con su preaviso, recibirá salario normal; el pago en lugar de preaviso (PILON) puede estar sujeto a impuestos.
Indemnización por despido legal hasta £30,000 está libre de impuestos, pero el despido contractual por encima de este límite está sujeto a impuestos.
El recibo de sueldo final y P45 debe emitirse tan pronto como se haya calculado el salario final.

Cálculo del salario final para quienes se van

Cuando un empleado se va, ya sea por renuncia, despido, jubilación o despido, el empleador debe calcular y pagarle todo lo que se le debe. Asegurarse de que esto sea correcto protege al empleador de disputas y garantiza que las cifras del P45 sean precisas.^[1]

Componentes del pago final

El pago final generalmente incluye varios elementos:

Componente	Descripción	Tratamiento fiscal/NI
Salario prorrateado	Pagar por los días trabajados en el período de pago final	PAYE normal (sujeto a impuestos, sujeto a NI)
Pago de vacaciones acumulado	Pago de derechos de vacaciones no disfrutados	Pago normal
Aviso de pago (trabajado)	Salario normal durante el periodo de preaviso	Pago normal
PILON (contractual)	Pago en lugar de preaviso en virtud de una cláusula contractual	Pago normal
PILON (no contractual)	Pago en lugar de preaviso sin cláusula contractual	Gravable como “premio de rescisión relevante” mediante reglas especiales
Indemnización por despido legal	Calculado mediante fórmula legal (edad, servicio, salario semanal)	Libre de impuestos (hasta el importe legal)
Despido contractual/mejorado	Cualquier cantidad que supere la redundancia legal	Los primeros £30 000 están libres de impuestos (combinados con los impuestos legales), el exceso se grava.
Bonificaciones/comisiones destacadas	Pago relacionado con el desempeño ganado pero no pagado	Pago normal

Cálculo del salario prorrateado

Si el empleado se va a mitad de un período de pago, debe calcularse el pago prorrateado. Existen dos métodos comunes:

Método del día del calendario: Salario anual ÷ 365 (o 366 en un año bisiesto) × días calendario en el período
Método de jornada laboral: Salario anual ÷ total de días laborables en el año × días laborables en el período

El método utilizado debe especificarse en el contrato de trabajo o en la política de la empresa. Debe ser uniforme para todos los empleados para evitar demandas por discriminación.

Pago de vacaciones acumulado

Los empleados tienen derecho al pago de las vacaciones acumuladas y no disfrutadas al momento de su baja. El mínimo legal es de 28 días (incluidos los festivos) por año completo. Para calcularlo:^[2]

Calcular el derecho prorrateado: (28 días ÷ 12) × meses completados = derecho acumulado
Restar vacaciones ya disfrutadas: derecho acumulado − días tomados = días adeudados
Calcular la tarifa diaria: salario anual ÷ 260 (o días laborables reales)
Multiplicar: tarifa diaria × días adeudados = pago de vacaciones adeudado

Punto clave: Si el empleado ha disfrutado de más vacaciones de las que ha acumulado, el empleador solo puede deducir el excedente del salario final si el contrato de trabajo incluye una cláusula de recuperación. Sin esta cláusula, el empleador no puede recuperar las vacaciones pagadas en exceso.

Aviso de pago

El período de preaviso del empleado está determinado por su contrato (o el mínimo legal si el contrato no lo dice):

Preaviso mínimo legal (preaviso del empleador): 1 semana por cada año completo de servicio, hasta un máximo de 12 semanas
Preaviso mínimo legal (empleado que renuncia): 1 semana (independientemente de la duración del servicio, a menos que el contrato especifique más)

Si el empleado cumple con su preaviso, recibe su salario normal. Si el empleador opta por el pago en lugar del preaviso (PILON), el tratamiento fiscal depende de si el contrato incluye una cláusula PILON.

Indemnización por despido

Si el trabajador es despedido con 2 o más años de servicio, tiene derecho a la indemnización por despido legal:^[3]

Media semana de salario por cada año completo de servicio antes de los 22 años
Una semana de pago por cada año completo de servicio entre los 22 y los 40 años
Una semana y media de salario por cada año completo de servicio a partir de los 41 años

El salario semanal está limitado a £751 (2026/27) y el servicio máximo que se puede contabilizar es de 20 años. La indemnización legal por despido siempre está exenta de impuestos. Cualquier pago adicional por indemnización extraordinaria o contractual está exento de impuestos hasta un total combinado de £30,000 (incluido el elemento legal); los montos superiores a £30 000 están sujetos al impuesto sobre la renta y, a partir de abril de 2020, al NIC del empleador.

Consejo: Si es posible, procese el pago final a través de su nómina habitual. Esto garantiza que todos los cálculos de PAYE (impuesto acumulado, NI, préstamos estudiantiles) sean correctos y que el FPS se envíe con precisión. Evite realizar pagos manuales fuera del sistema de nómina, ya que esto puede generar errores en los informes.

Pasos finales

Después de calcular y pagar el importe final:

Emitir el recibo de sueldo final mostrando todos los componentes del pago final
Enviar el FPS a HMRC con la fecha de salida y las cifras finales del año hasta la fecha
Generar y emitir el P45 (Partes 1A, 2 y 3 al empleado)
Cancelar cualquier deducción en curso (OEA, nóminas, etc.) y notificar a las partes pertinentes
Actualizar los registros de pensiones — notificar al proveedor de pensiones que el empleado ha dejado

Preguntas frecuentes

¿Cómo calculo el pago prorrateado para un mes parcial?

Divida el salario anual entre 12 para obtener la tarifa mensual, luego divida por el número de días naturales (o días laborables, según su contrato/política) del mes y multiplíquelo por los días trabajados. Por ejemplo, si el salario mensual es de 3000 £ y el empleado deja la empresa el 15 de abril (de un total de 30 días), el pago prorrateado será de 3000 £ ÷ 30 × 15 = 1500 £.

¿Puedo deducir el salario de las vacaciones tomadas pero aún no acumuladas?

Solo si el contrato de trabajo lo permite específicamente. Si el contrato incluye una cláusula de recuperación, puede deducir del salario final el coste de las vacaciones tomadas que excedan el derecho prorrateado. Sin dicha cláusula, no puede realizar la deducción. Es recomendable incluir esta disposición en todos los contratos de trabajo.

¿El pago en lugar de preaviso (PILON) está sujeto a impuestos?

Si el contrato de trabajo incluye una cláusula PILON, el pago tributa como ingresos y está sujeto al Impuesto sobre la Renta y al Seguro Nacional de la forma habitual. Si no existe cláusula PILON y el empleador opta por pagar en su lugar, el pago se considera una indemnización por incumplimiento del contrato y las primeras £30,000 pueden estar exentas de impuestos (como indemnización por despido). El tratamiento fiscal depende de las condiciones contractuales específicas.

¿Qué pasa con los gastos o préstamos pendientes?

Cualquier gasto en el que el empleado haya incurrido en nombre de la empresa debe reembolsarse en el pago final. Por el contrario, si el empleado adeuda dinero al empleador (por ejemplo, un anticipo de sueldo pendiente o un préstamo para abonos de temporada), el empleador puede deducirlo del pago final solo si el contrato de trabajo lo permite o si el empleado da su consentimiento por escrito.

Lecturas adicionales

El proceso P45 — emitir el P45 después de que se haya calculado el pago final
Deducciones legales (impuestos, seguro social, préstamos estudiantiles) — cómo se aplican las deducciones al pago final
Requisitos legales de la nómina — garantizar que el recibo de sueldo final cumpla con los estándares legales
Órdenes de embargo de ganancias — gestionar los OEA cuando un empleado se va

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Fuentes

Nómina en ejecución: empleados que se van — GOV.UK
Derecho a vacaciones: calcular las vacaciones — GOV.UK
Despido: sus derechos — GOV.UK