What happens if I do not register for PAYE?

If you employ anyone (including yourself as a company director taking a salary) and fail to register for PAYE, you are breaking the law. HMRC can charge penalties, apply estimated tax charges, and pursue the unpaid tax and NI. You should register as soon as you know you will be employing someone, and ideally before the first payday.

Can I run PAYE myself or do I need an accountant?

You can run PAYE yourself using HMRC’s free Basic PAYE Tools software or commercial payroll software. Many small employers manage their own payroll successfully. However, if you have complex situations (multiple employees, statutory payments, benefits in kind), using an accountant or payroll bureau can save time and reduce errors.

What is the penalty for late RTI submissions?

HMRC charges monthly penalties for late FPS submissions: £100 for 1–9 employees, £200 for 10–49, £300 for 50–249, and £400 for 250 or more. The first late FPS in a tax year does not attract a penalty, but subsequent late submissions do. Late payment of PAYE incurs interest and potential penalties of 1%–4%.

Do I need to run PAYE if I only pay myself as a director?

Yes. If you take any salary from your company, you must register for PAYE and run payroll. This applies even if your salary is below the Personal Allowance or the NI Primary Threshold. The only exception is if you pay yourself solely through dividends and take no salary at all.

Cómo funciona PAYE (Obligaciones del empleador)

Ejecutar PAYE significa registrarse en HMRC , calcular las deducciones cada día de pago, informar a través de RTI, pagar lo que debe y mantener registros precisos: aquí está todo lo que un empleador debe hacer.

Por el #GoFile equipo Última actualización: marzo de 2026

Datos clave

Los empleadores deben registrarse en HMRC antes del primer día de pago.
El impuesto sobre la renta y el NI deben calcularse y deducirse cada período de pago.
A Presentación de pago completo (FPS) Debe enviarse a HMRC el día de pago o antes.
Los pagos PAYE deben realizarse a HMRC por 22 del mes siguiente (electrónico).
Los empleadores deben mantener registros de nómina para al menos 3 años después del final del año fiscal.

Responsabilidades PAYE del empleador

Si emplea a alguien en el Reino Unido, incluso usted mismo como director de empresa, es responsable de gestionar el PAYE. Esto significa calcular las deducciones correctas, informarlas a HMRC en tiempo real y abonar el dinero cada mes.^[1]

El sistema PAYE no es opcional. Todo empleador debe cumplirlo, independientemente de su tamaño. Una empresa unipersonal tiene las mismas obligaciones fundamentales que una multinacional.

Paso a paso: Ejecución de PAYE

1. Regístrese como empleador

Debe registrarse en HMRC como empleador antes de su primer día de pago. El registro puede realizarse en línea y tarda hasta 5 días hábiles. HMRC le emitirá una Referencia PAYE de Empleador y una Referencia de la Oficina de Contabilidad.^[1]

2. Configurar el software de nómina

Necesita un software de nóminas que pueda calcular deducciones y presentar declaraciones de RTI a HMRC . Las opciones incluyen:

Herramientas básicas de PAYE HMRC — gratuito, adecuado para hasta 10 empleados
software de nómina comercial — Sage , Xero, QuickBooks , BrightPay y otros
Oficina de nóminas — subcontratar a un contable o proveedor especializado

3. Recopilar información de los empleados

Para cada nuevo empleado necesitas:

Nombre completo, dirección y fecha de nacimiento
Número de la Seguridad Social
P45 de su empleador anterior, o una lista de verificación inicial completa
Tipo de plan de préstamo estudiantil (si corresponde)

4. Calcular las deducciones de cada período de pago

En cada día de pago, su software calcula:^[2]

Deducción	Cómo se calcula
Impuesto sobre la renta	Basado en el código tributario del empleado y las ganancias acumuladas en el año fiscal
Empleado NI	8% sobre las ganancias entre PT (£242/semana) y UEL (£967/semana); 2% por encima de UEL
Empleador NI	15% sobre las ganancias superiores al umbral secundario (£96/semana)
Préstamo estudiantil	9% sobre las ganancias que superen el umbral del plan (Plan 1: 26.900 £/año, Plan 2: 29.385 £/año)
Pensión	Participación de los empleados en las contribuciones de inscripción automática (normalmente el 5 % de las ganancias calificadas)

5. Emitir nóminas

Todo empleado debe recibir una nómina detallada el día de pago o antes, que incluya el salario bruto, todas las deducciones y el salario neto. Desde abril de 2019, esta incluye el número de horas trabajadas (para trabajadores por hora).

6. Informar a HMRC a través de RTI

Debe presentar un Informe de Pago Completo (FPS) a HMRC antes de cada día de pago. El FPS contiene detalles del salario, los impuestos y la Seguridad Social de cada empleado durante ese período. Si necesita informar ajustes (solicitudes de Subsidio por Desempleo, recuperaciones de pagos legales o meses sin pagos), también debe presentar un Resumen de Pagos al Empleador (EPS).^[3]

7. Pagar HMRC

El monto total del impuesto sobre la renta, el NI del empleado y el NI del empleador que ha deducido y calculado debe pagarse a HMRC antes del 22 del mes siguiente (si paga electrónicamente) o el siglo XIX (si paga con cheque).^[4]

Su pago PAYE = Impuesto sobre la renta deducido + NI del empleado deducido + NI del empleador − Subsidio de empleo − Recuperaciones de pagos legales − Deducciones CIS sufridas

Requisitos de mantenimiento de registros

Los empleadores deben conservar los registros de nómina durante al menos tres años después del cierre del ejercicio fiscal correspondiente. Los registros deben incluir:^[2]

Salario bruto, deducciones y salario neto de cada empleado
Códigos de impuestos utilizados y letras de categoría del NI
Copias de P45, P60 y listas de verificación de inicio
Cálculos de pagos legales (SSP, SMP, etc.)
Acuses de recibo de la presentación de RTI

Errores comunes de los empleadores

No registrarse antes del primer día de pago — esto puede generar sanciones y complicar los informes de RTI
Utilizando el código tributario incorrecto — utilice siempre el código que proporciona HMRC , no el código del año pasado
Envíos tardíos de FPS — El FPS debe entrar el día de pago o antes, no después
Olvidar el NI del empleador — este es un costo extra sobre el salario bruto, que no se le quita al empleado
No enviar un EPS para los meses sin pago — HMRC asume que debe impuestos y puede cobrarle una multa

Consejo: Configure una domiciliación bancaria con HMRC para sus pagos mensuales de PAYE. Esto le garantiza no incumplir ninguna fecha límite y evitar intereses de demora.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si no me registro en PAYE?

Si emplea a alguien (incluido usted mismo como director de empresa que percibe un salario) y no se registra en el PAYE, está infringiendo la ley. HMRC puede imponer sanciones, aplicar cargos por impuestos estimados y reclamar el impago de impuestos y la Seguridad Social. Debe registrarse tan pronto como sepa que va a emplear a alguien, idealmente antes del primer día de pago.

¿Puedo administrar PAYE yo mismo o necesito un contador?

Puede gestionar PAYE usted mismo utilizando el software gratuito Basic PAYE Tools de HMRC o un software de nóminas comercial. Muchas pequeñas empresas gestionan sus propias nóminas con éxito. Sin embargo, si tiene situaciones complejas (varios empleados, pagos legales, prestaciones en especie), recurrir a un contable o a una agencia de nóminas puede ahorrar tiempo y reducir errores.

¿Cuál es la sanción por la presentación tardía de la solicitud RTI?

HMRC cobra multas mensuales por la presentación tardía del FPS: 100 £ para 1 a 9 empleados, 200 £ para 10 a 49, 300 £ para 50 a 249 y 400 £ para 250 o más. El primer FPS tardío en un año fiscal no genera multa, pero las posteriores sí. El retraso en el pago del PAYE genera intereses y posibles multas del 1 % al 4 %.

¿Debo pagar PAYE si solo me pago a mí mismo como director?

Sí. Si recibe algún salario de su empresa, debe registrarse en PAYE y gestionar la nómina. Esto aplica incluso si su salario es inferior a la Asignación Personal o al Umbral Primario del Seguro Nacional. La única excepción es si se paga únicamente mediante dividendos y no recibe salario alguno.

Lecturas adicionales

Registrarse como empleador — guía de registro paso a paso
Presentación de pago completo (FPS) — qué incluir y cuándo enviar
Resumen de pagos del empleador (EPS) — reclamar asignaciones e informar ajustes
Números de referencia PAYE — comprender las referencias de su empleador y de la oficina de contabilidad
Lista de verificación de nómina de fin de año — todo lo que hay que hacer al final del año fiscal

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Fuentes

PAYE y nómina para empleadores — GOV.UK
Ejecución de nóminas — GOV.UK
¿Qué información de nómina se debe informar a HMRC — GOV.UK
Pago HMRC : PAYE — GOV.UK