Datos clave
- La lista de verificación de inicio reemplazó el formulario P46 y se utiliza cuando un El nuevo empleado no tiene P45.
- El empleado elige entre Declaración A, B o C — cada uno da como resultado un código impositivo inicial diferente.
- La declaración A proporciona el estándar 1257L Código tributario (acumulativo), la Declaración B da 1257L M1/W1, y la Declaración C da BR.
- El empleador debe utilizar la información de la lista de verificación inicial en el primer FPS enviado para ese empleado.
- Si el empleado no completa la lista de verificación, el empleador debe utilizar la 0T W1/M1 Código (sin pago gratuito, no acumulable).
¿Qué es una lista de verificación inicial?
Una lista de verificación inicial es un formulario que los nuevos empleados completan al incorporarse a una empresa y no tienen un P45 de un trabajo anterior. Recopila la información que la empresa necesita para registrar al empleado en la nómina con el código tributario correcto.[1]
La lista de verificación es necesaria en varias situaciones comunes:
- Es responsabilidad del empleado primer trabajo
- El empleado tiene perdieron su P45 y no puedo conseguir un reemplazo
- El empleador anterior del empleado tiene Aún no se ha emitido un P45
- El empleado viene de un período de trabajo por cuenta propia, desempleo o estudio
Las tres declaraciones
La base de la lista de verificación inicial son tres afirmaciones. El empleado lee cada una y marca la que mejor describe su situación:[1]
| Declaración | Descripción | Código Tributario Aplicado |
|---|---|---|
| A | “Este es mi primer trabajo desde el pasado 6 de abril y no he estado recibiendo la prestación contributiva por desempleo, la prestación por empleo y apoyo, el subsidio por incapacidad contributiva, la pensión estatal ni la pensión ocupacional”. | 1257L (acumulativo) |
| B | Este no es mi primer trabajo desde el 6 de abril y no recibo pensión estatal ni pensión de jubilación. Desde el 6 de abril tengo otro trabajo, pero no tengo un P45. | 1257L W1/M1 (no acumulativo) |
| do | “Tengo otro trabajo o recibo una pensión estatal o una pensión ocupacional”. | BR (tasa básica, todos los salarios están gravados al 20%) |
Punto clave: La Declaración A otorga al empleado la Asignación Personal completa de forma acumulativa, ideal para un primer empleo genuino. La Declaración B otorga la asignación, pero de forma no acumulativa (Semana 1/Mes 1), lo que evita un reembolso excesivo si el empleado ya ha utilizado parte de la asignación en otro empleo. La Declaración C asume que la asignación se utiliza en otro empleo y que todos los impuestos se pagan a la tasa básica.
Información sobre préstamos estudiantiles
La lista de verificación inicial también pregunta si el empleado tiene un préstamo estudiantil o de posgrado y, de ser así, qué tipo de plan. Esto es importante porque el empleador debe comenzar a realizar deducciones si el empleado indica que tiene un préstamo, incluso antes de que HMRC envíe una notificación formal de inicio del SL1.[2]
Los tipos de planes son:
- Plan 1: Préstamos obtenidos antes de septiembre de 2012 (o préstamos escoceses/del Norte antes de septiembre de 2023)
- Plan 2: Préstamos contraídos después de septiembre de 2012 (Inglaterra y Gales)
- Plan 4: Préstamos para estudiantes escoceses a partir de septiembre de 2023
- Plan 5: Préstamos a partir de septiembre de 2023 (Inglaterra y Gales)
- Préstamo de posgrado: Préstamos para estudios de posgrado, maestría o doctorado
Lo que debe hacer el empleador
Después de recibir la lista de verificación de inicio completa:[2]
- Aplicar el código tributario correcto basado en la afirmación elegida (A, B o C)
- Configurar el registro de nómina sin cifras de pago o impuestos anteriores (el año hasta la fecha comienza en cero)
- Anote cualquier préstamo estudiantil Tipo de plan y comenzar las deducciones desde la primera fecha de pago
- Envía el primer FPS con la información de la declaración inicial (la declaración utilizada y el indicador de “nuevo empleado”)
- Mantenga la lista de verificación archivada — HMRC puede solicitar verlo durante una verificación de cumplimiento
¿Qué pasa si el empleado no completa la lista de verificación?
Si un nuevo empleado no completa la lista de verificación inicial, el empleador debe utilizar la 0T W1/M1 Código tributario. Esto no otorga ninguna deducción personal y funciona de forma no acumulativa, lo que significa que el empleado pagará más impuestos de los necesarios hasta que HMRC emita un código correcto.[1]
Consejo: Anime a los nuevos empleados a completar la lista de verificación desde su primer día. Las demoras pueden impedir que el empleador configure el código tributario correcto y el empleado podría verse sobrecargado. La mayoría de los programas de nómina incluyen la lista de verificación inicial como parte del proceso de configuración del nuevo empleado.
Cuando llega un P45 después de la lista de verificación de inicio
Si el empleado posteriormente proporciona un P45 de su empleador anterior:
- Si es por el año fiscal actual y aún no se ha utilizado: el empleador puede actualizar la nómina con el código tributario P45 y las cifras del año hasta la fecha, recalculando el impuesto de forma acumulativa
- Si es de una año fiscal anterior — no se puede utilizar; las cifras del año hasta la fecha no son relevantes
- Si HMRC ya ha emitido un Aviso de codificación P9 — utilice el código HMRC en lugar del código P45
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si el nuevo empleado ha perdido su P45?
Si el P45 se pierde realmente y no se puede obtener del empleador anterior, el nuevo empleador debe solicitar al empleado que complete una lista de verificación inicial. El empleador anterior podría emitir un duplicado del P45, pero no es obligatorio. Mientras tanto, la lista de verificación inicial garantiza que el nuevo empleado pague impuestos desde su primer día de pago.
¿Puede el empleador realizar la elección de declaración en nombre del empleado?
No. El empleado debe elegir la declaración según sus circunstancias personales. El empleador debe explicar el significado de cada declaración, pero no debe completar el formulario en nombre del empleado ni influir en su decisión. El empleado es responsable de la exactitud de la información.
¿Qué sucede después de que HMRC procesa la información inicial?
Una vez que el empleador presente el primer FPS con la información de la lista de verificación inicial, HMRC revisará los registros del empleado y emitirá el código tributario correspondiente mediante una notificación de codificación P9. Este puede ser el mismo que el código inicial o puede ser diferente. El empleador debe aplicar el nuevo código a partir de la fecha especificada por HMRC , ajustando acumulativamente cualquier impuesto deducido en exceso o en defecto.
¿La lista de verificación de inicio reemplaza al P46?
Sí. El formulario P46 se eliminó en abril de 2013 con la introducción de la RTI. La lista de verificación inicial cumple la misma función, pero es más sencilla. A diferencia del P46, la lista de verificación inicial no se presenta a HMRC como un formulario aparte; la información se incluye en el primer FPS del nuevo empleado.
Lecturas adicionales
- El proceso P45 — cómo funcionan los P45 cuando los empleados se van y se incorporan
- Cómo funcionan los códigos tributarios — comprender los códigos tributarios asignados a través de la lista de verificación inicial
- Códigos tributarios de emergencia — cuando los códigos de arranque resultan en una imposición de emergencia
- Deducciones legales (impuestos, seguro social, préstamos estudiantiles) — deducciones de préstamos estudiantiles para nuevos empleados
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