Does the employer still send Part 1 to HMRC on paper?

No. Since RTI was introduced, the employer reports the leaver’s details electronically through the Full Payment Submission (FPS). The FPS includes a “leaving date” field and the year-to-date figures. Part 1 no longer needs to be sent on paper — the FPS serves the same purpose. The employer still gives Parts 1A and 2 to the employee, and Part 3 is for the new employer.

What if the employee has multiple jobs?

Each employer issues a P45 when the employee leaves that particular job. If someone has two part-time jobs and leaves one, they get a P45 from the employer they are leaving. Their other job is unaffected. If they start a new job, they give the P45 from the old job to the new employer.

Can an employer refuse to issue a P45?

No. Employers are legally required to issue a P45 when an employee leaves. If an employer unreasonably delays or refuses, the employee can contact HMRC, who may intervene. HMRC can also issue penalties to employers who fail to comply with PAYE obligations, including P45 requirements.

What happens if a P45 shows the wrong tax code?

The new employer should use the tax code shown on the P45 to set up the employee’s payroll record. If the employee believes the code is wrong, they should contact HMRC to request a correction. The new employer should not change the tax code unless they receive a new P9 coding notice from HMRC.

El proceso P45

Datos clave

Un P45 tiene 4 partes:La Parte 1 va a HMRC (enviada electrónicamente a través del FPS), las Partes 1A y 2 van al empleado y la Parte 3 va al nuevo empleador.
El P45 muestra la información del empleado. Código tributario, salario total e impuesto total deducido en el año fiscal en curso hasta la fecha de salida.
Los empleadores deben emitir el P45 en o Muy pronto después del último día del empleado — no hay un plazo legal, pero HMRC espera que se realice con prontitud.
El nuevo empleador utiliza el P45 para registrar al empleado que se va en su nómina con el código tributario correcto y cifras acumuladas.
Si un empleado no tiene un P45 (trabajo perdido o primer trabajo), el nuevo empleador utiliza un lista de verificación inicial en cambio.

¿Qué es un P45?

El P45 es un documento fiscal oficial que el empleador debe emitir a sus empleados al finalizar su relación laboral. Contiene la información que HMRC y el nuevo empleador necesitan para seguir gestionando correctamente el PAYE, principalmente el código tributario del empleado y las cifras de nómina e impuestos del año hasta la fecha.^[1]

El nombre "P45" proviene del número de formulario HMRC . Aunque el proceso ahora es mayoritariamente electrónico (vía RTI), el término P45 sigue siendo de uso universal y el documento físico (o su equivalente electrónico) sigue siendo esencial para los empleados que cambian de trabajo.

Las cuatro partes de un P45

Un P45 consta de cuatro partes, cada una de las cuales cumple una función diferente:^[1]

Parte	Beneficiario	Objetivo
Parte 1	HMRC	Reportado electrónicamente a través del FPS (ya no se envía en papel)
Parte 1A	El empleado	El propio expediente del empleado: para conservarlo en sus archivos
Parte 2	El empleado (para entregar al nuevo empleador o a Jobcentre Plus)	Se utiliza para solicitar el subsidio de desempleo u otros beneficios si no comienza un nuevo trabajo inmediatamente
Parte 3	El nuevo empleador	Proporciona el código tributario y las cifras del año hasta la fecha para configurar la nómina.

¿Qué información contiene un P45?

El P45 incluye:

El empleado nombre completo y Número de la Seguridad Social
El empleador Número de referencia PAYE
El fecha de salida
El empleado código tributario en la fecha de salida
Pago total en el año fiscal hasta el pago final inclusive
Impuesto total deducido en el año fiscal
Si el código tributario fue aplicado en un acumulativo o Semana 1/Mes 1 base
El empleado tipo de plan de préstamo estudiantil (si corresponde)

Punto clave: Las cifras de salario e impuestos del formulario P45 abarcan todo el año fiscal, desde el 6 de abril hasta la fecha de salida, no solo el período de empleo con este empleador. Si el empleado tuvo un empleador anterior en el mismo año fiscal, sus cifras del formulario P45 deben incluir el salario e impuestos de ese empleo anterior (transferidos al momento de su incorporación).

Emisión del P45 (Pasos del empleador)

Cuando un empleado se va, el empleador debe:^[2]

Procesar la ejecución del pago final — calcular y pagar cualquier salario restante, pago de vacaciones, bonos o pago de preaviso
Registrar la fecha de salida en el sistema de nómina
Enviar el FPS con la fecha de salida y las cifras finales del año hasta la fecha: esto cumple con la Parte 1
Generar el P45 del software de nómina
Dar las partes 1A, 2 y 3 al empleado (en papel o electrónicamente)

Cómo recibir un P45 (Pasos para nuevos empleadores)

Cuando un nuevo empleado presenta un P45 de su empleador anterior:

Consulta los detalles — asegúrese de que el nombre y el número de la Seguridad Social coincidan con el nuevo empleado
Introduzca el código fiscal Del P45 al sistema de nóminas
Ingrese el salario y los impuestos del año hasta la fecha Así que el cálculo acumulativo continúa correctamente
Tenga en cuenta el indicador de préstamos estudiantiles si está presente
Reportar al nuevo entrante sobre el primer FPS, incluida la información del P45

Consejo: Si el P45 corresponde a un año fiscal anterior (por ejemplo, si el empleado dejó su antiguo empleo en marzo y empieza uno nuevo en mayo), las cifras acumuladas del año no se transferirán. Utilice el código tributario del P45, pero comience las cifras acumuladas del año desde cero para el nuevo año fiscal.

¿Qué pasa si no hay P45?

Si un nuevo empleado no puede proporcionar un P45 (porque lo ha perdido, es su primer trabajo o aún no le ha llegado), el empleador debe utilizar un lista de verificación inicial (anteriormente P46) para determinar el código tributario correcto. El empleado completa la lista de verificación, eligiendo entre las declaraciones A, B o C, y el empleador aplica el código tributario inicial correspondiente.^[3]

Situaciones especiales

Muerte de un empleado: El empleador emite el formulario P45 y lo envía a HMRC a través del Servicio de Impuestos Federales (FPS). Las partes 1A y 2/3 se envían al representante personal o al familiar más próximo.
Empleado que viaja al extranjero: Emita el formulario P45 con normalidad. El empleado podría necesitarlo para su declaración de impuestos en el extranjero o para reclamar impuestos del Reino Unido.
Redundancia: El P45 se emite de la forma habitual. Las indemnizaciones por despido de hasta £30,000 están exentas de impuestos y no se incluyen en la cifra del P45.

Preguntas frecuentes

¿El empleador todavía envía la Parte 1 a HMRC en papel?

No. Desde la introducción del RTI, el empleador informa electrónicamente los datos del trabajador saliente mediante la Presentación de Pago Completo (FPS). La FPS incluye un campo de "fecha de salida" y las cifras del año hasta la fecha. La Parte 1 ya no necesita enviarse en papel; la FPS cumple la misma función. El empleador sigue entregando las Partes 1A y 2 al empleado, y la Parte 3 es para el nuevo empleador.

¿Qué pasa si el empleado tiene varios trabajos?

Cada empleador emite un P45 cuando el empleado deja ese trabajo en particular. Si alguien tiene dos trabajos a tiempo parcial y deja uno, recibe un P45 del empleador que deja. Su otro trabajo no se ve afectado. Si empieza un nuevo trabajo, entrega el P45 de su antiguo trabajo al nuevo empleador.

¿Puede un empleador negarse a emitir un P45?

No. Los empleadores están obligados por ley a emitir un formulario P45 cuando un empleado deja el trabajo. Si un empleador se retrasa o se niega injustificadamente, el empleado puede contactar a HMRC , quien puede intervenir. HMRC también puede imponer sanciones a los empleadores que incumplan con las obligaciones de PAYE, incluidos los requisitos del P45.

¿Qué sucede si un P45 muestra un código tributario incorrecto?

El nuevo empleador debe usar el código tributario que figura en el formulario P45 para configurar el registro de nómina del empleado. Si el empleado considera que el código es incorrecto, debe contactar con HMRC para solicitar una corrección. El nuevo empleador no debe cambiar el código tributario a menos que reciba una nueva notificación de codificación P9 de HMRC .

Lecturas adicionales

Listas de verificación iniciales (empleado nuevo sin P45) — qué hacer cuando un nuevo empleado no tiene P45
Cálculo del salario final (empleados que se van) — cómo calcular el pago final antes de emitir el P45
P60 explicado — el equivalente de fin de año del P45
Presentación de pago completo (FPS) — cómo se comunica la información sobre las personas que abandonan el trabajo a HMRC

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Fuentes

P45: empleado que abandona el trabajo — GOV.UK
Nómina en ejecución: empleados que se van — GOV.UK
PAYE y nómina para empleadores — GOV.UK