Faits clés
- HMRC effectue des audits PAYE qui comprennent la vérification des cotisations patronales à la sécurité sociale.
- Un point souvent abordé est le statut d'emploi — à savoir si les travailleurs classés comme indépendants devraient en réalité être considérés comme des employés (avec des cotisations patronales à la sécurité sociale dues).
- Les sanctions pour traitement incorrect des cotisations sociales peuvent inclure les cotisations sociales impayées majorées des intérêts, et dans les cas graves, des pénalités supplémentaires pouvant atteindre 100 %.
- Les employeurs ont le droit d'être représentés par un comptable ou un conseiller fiscal lors d'un contrôle de conformité.
- HMRC vous contactera généralement par écrit en premier lieu ; vous disposez généralement de 30 jours pour répondre ou fournir des documents.
Qu’est-ce qu’un contrôle de conformité NI ?
Un contrôle de conformité aux cotisations d'assurance nationale (NI) est une enquête menée par HMRC fiscale britannique) afin de vérifier si un employeur calcule, déclare et verse correctement ces cotisations. Ces contrôles sont généralement effectués dans le cadre d'un examen plus large de la conformité au système PAYE (prélèvement à la source), mais peuvent également porter spécifiquement sur les questions relatives aux cotisations d'assurance nationale.[1]
HMRC a le pouvoir légal de :
- Examiner les dossiers de l'employeur et les données de paie
- Visitez les locaux de l'entreprise
- Directeurs d'entretiens et personnel de paie
- Demander des informations à des tiers (banques, travailleurs, etc.)
- Calculer les cotisations sociales supplémentaires dues, majorées des intérêts et des pénalités.
Déclencheurs courants d'un contrôle de conformité NI
HMRC utilise une sélection basée sur les risques pour déterminer les employeurs à contrôler. Les déclencheurs courants sont les suivants :[1]
| Déclenchement | Ce que recherche HMRC |
|---|---|
| divergences en matière de droit à l'information | Différences entre les déclarations RTI et les autres données (déclarations SA, relevés bancaires) |
| Faible revenu national par rapport à la population active | Un employeur comptant de nombreux salariés mais cotisant peu à la sécurité sociale – cela laisse supposer que certains salariés sont mal classés. |
| Utilisation des sous-traitants CIS | Les entreprises de construction qui emploient un grand nombre de travailleurs « indépendants » |
| Travail hors paie (IR35) | Mobiliser les travailleurs par le biais des entreprises de services personnels |
| Plaintes des travailleurs | Un travailleur contacte HMRC en prétendant qu'il devrait être un employé |
| Avantages en nature | Absence ou faible nombre de déclarations P11D malgré les voitures de fonction, l'assurance maladie, etc. |
| Sélection aléatoire | Audit de routine dans le cadre du programme de conformité du HMRC |
Examens de la situation professionnelle
L'un des domaines les plus importants de la conformité aux normes nationales est statut d'emploiHMRC vérifie si les travailleurs classés comme indépendants (et donc non soumis aux cotisations patronales de sécurité sociale) doivent en réalité être traités comme des salariés.[2]
Si HMRC détermine qu'un travailleur est un salarié plutôt qu'un travailleur indépendant, l'employeur devient responsable de :
- Cotisations patronales à la sécurité sociale (15 % sur les revenus supérieurs au seuil secondaire) — pour toute la période de classification erronée
- Cotisations sociales des employés (8 %/2 %) — l’employeur pourrait devoir supporter ce coût s’il ne peut être recouvré auprès du travailleur.
- Intérêt sur les cotisations NI sous-payées
- Pénalités si la mauvaise classification était due à la négligence ou à un acte délibéré
Le coût d'une reclassification peut être substantiel. Pour un salarié percevant 40 000 £ par an et considéré à tort comme travailleur indépendant, l’employeur pourrait devoir environ 4 635 £ par an au titre des seules cotisations patronales (15 % sur 30 900 £). Sur trois ans, cela représente près de 14 000 £ avant intérêts et pénalités.[2]
Que se passe-t-il lors d'un contrôle de conformité ?
Un contrôle de conformité NI typique suit les étapes suivantes :[1]
Étape 1 : Notification
HMRC envoie un courrier à l'employeur (ou à son mandataire) pour l'informer de l'ouverture d'un contrôle de conformité. Ce courrier précisera :
- Indiquez les périodes fiscales vérifiées
- Énumérez les documents que HMRC souhaite consulter.
- Fixez un délai (généralement 30 jours) pour fournir les informations.
- Indiquez le nom du fonctionnaire HMRC chargé du dossier.
Étape 2 : Collecte d'informations
HMRC examine les documents fournis. Elle peut demander des informations complémentaires, visiter les locaux de l’entreprise ou interroger le personnel. Les documents généralement demandés comprennent :
- Les registres de paie et les déclarations RTI
- contrats de travail et accords de travail
- Factures des travailleurs indépendants
- Déclarations P11D (avantages en nature)
- Preuves de la manière dont le statut d'emploi a été déterminé
Étape 3 : Résultats
HMRC communique ses conclusions à l'employeur par écrit. Cela peut inclure :
- Confirmation que tout est correct (aucune autre action requise)
- Identification des erreurs de calcul des cotisations sociales sous-payées
- Une sanction proposée (le cas échéant)
- Une possibilité de présenter des observations avant une décision finale
Étape 4 : Règlement à l’amiable ou appel
L’employeur peut accepter les conclusions et payer les cotisations sociales supplémentaires dues, ou contester les conclusions et demander un réexamen ou faire appel.
Sanctions pour les erreurs NI
Les pénalités pour un numéro d'identification national incorrect sont basées sur le type d'erreur :[3]
| Type d'erreur | Plage de pénalité |
|---|---|
| Des précautions raisonnables ont été prises. (erreur véritable) | 0 % — aucune pénalité |
| Imprudent (manque de diligence raisonnable) | 0 % à 30 % des cotisations d'assurance nationale sous-payées |
| Volontaire (erreur intentionnelle) | 20 % à 70 % des cotisations sociales sous-payées |
| Délibéré et dissimulé | 30 % à 100 % des cotisations sociales sous-payées |
Les sanctions sont réduites si l'employeur prend une décision divulgation spontanée (informe HMRC avant qu'il ne découvre l'erreur) plutôt qu'un divulgation incitée (N'avoue que l'infraction est découverte par HMRC ). La coopération durant l'enquête permet également de réduire les sanctions.
Comment répondre à un contrôle de conformité
Si vous recevez un avis de contrôle de conformité NI :[1]
- Ne pas paniquer — de nombreux chèques n'entraînent aucune responsabilité supplémentaire
- Prévenez votre comptable ou un conseiller fiscal immédiatement ; ils peuvent se mettre en relation avec HMRC en votre nom.
- Rassemblez les documents demandés dans les délais impartis
- Soyez coopératif — cela peut réduire les pénalités en cas d'erreurs constatées
- Ne détruisez pas les archives — cela pourrait être considéré comme une obstruction
- Répondez dans les délais impartis. — Si vous avez besoin de plus de temps, contactez HMRC pour demander une prolongation.
Représentation professionnelle : Vous avez le droit d'être représenté par un expert-comptable, un conseiller fiscal ou un avocat à toutes les étapes d'un contrôle de conformité. Leurs honoraires peuvent être couverts par votre assurance responsabilité civile professionnelle ou votre assurance en cas de contrôle fiscal, le cas échéant.
Faire appel d'une décision
Si vous n'êtes pas d'accord avec les conclusions du contrôle de conformité du HMRC :[4]
- Demander un avis — un autre agent HMRC réexaminera la décision (gratuitement et généralement plus rapidement).
- Recours devant le Tribunal de première instance — un tribunal fiscal indépendant qui examine les recours. Vous devez faire appel dans les 30 jours suivant la décision.
- Tribunal supérieur — Si vous n’êtes pas d’accord avec la décision du Tribunal de première instance, vous pouvez interjeter appel sur un point de droit.
Foire aux questions
Qu’est-ce qui déclenche un contrôle de conformité HMRC NI ?
Les déclencheurs courants comprennent les divergences dans les déclarations RTI, les schémas de faibles paiements NI par rapport à la taille de la main-d'œuvre, le recours à des travailleurs hors paie, les accords CIS, les plaintes des travailleurs et la sélection aléatoire pour un audit de routine.
Quels documents HMRC voudra-t-il consulter ?
HMRC peut demander des relevés de paie, des soumissions RTI, des contrats de travail, des factures de travailleurs, des P60 et P45, des relevés d'avantages en nature (P11D) et des preuves de détermination du statut d'emploi pour les travailleurs hors paie.
Quelles sont les sanctions en cas de cotisations patronales incorrectes à la sécurité sociale ?
Si HMRC constate un sous-paiement des cotisations patronales de sécurité sociale, vous devrez régler le manque à gagner majoré des intérêts. Des pénalités supplémentaires, allant de 0 % (déclaration spontanée, diligence raisonnable) à 100 % des cotisations patronales sous-payées en cas d'erreurs délibérées et dissimulées, peuvent s'appliquer.
Puis-je faire appel d'une décision de conformité HMRC en matière d'assurance nationale ?
Oui. Si vous contestez les conclusions du HMRC , vous pouvez demander un réexamen formel par un autre agent HMRC . Si vous n'êtes toujours pas satisfait, vous pouvez faire appel auprès du Tribunal de première instance (Chambre fiscale) dans un délai de 30 jours.
Pour en savoir plus
- Cotisations patronales à la sécurité sociale — taux et seuils
- Déclaration des cotisations sociales via RTI/PAYE — obligations de déclaration de l'employeur
- Remboursements et trop-perçus de la NI — si vous avez payé trop cher par conséquent
- Contester votre dossier d'assurance nationale — pour les personnes ayant des erreurs dans leurs dossiers
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Sources
- Contrôles de conformité HMRC — GOV.UK
- Statut d'emploi — GOV.UK
- Les pénalités HMRC pour erreurs — GOV.UK
- recours fiscaux — GOV.UK