What triggers an HMRC NI compliance check?

Common triggers include discrepancies in RTI submissions, patterns of low NI payments relative to workforce size, use of off-payroll workers, CIS arrangements, complaints from workers, and random selection for routine audit.

What records will HMRC want to see?

HMRC may request payroll records, RTI submissions, employment contracts, worker invoices, P60s and P45s, benefits-in-kind records (P11D), and evidence of employment status determinations for off-payroll workers.

What are the penalties for incorrect employer NI?

If HMRC finds that employer NI was underpaid, you must pay the shortfall plus interest. Additional penalties range from 0% (unprompted disclosure, reasonable care taken) to 100% of the underpaid NI for deliberate and concealed errors.

Can I appeal against an HMRC NI compliance decision?

Yes. If you disagree with HMRC’s findings, you can request a formal review by a different HMRC officer. If you’re still not satisfied, you can appeal to the First-tier Tribunal (Tax Chamber) within 30 days.

Kontrole zgodności HMRC z NI

Najważniejsze fakty

HMRC przeprowadza audyty PAYE, które obejmują kontrolę składek pracodawcy na ubezpieczenie społeczne.
Często przedmiotem zainteresowania jest status zatrudnienia — czy pracownicy klasyfikowani jako osoby samozatrudnione powinni być faktycznie pracownikami (i płacić składki na ubezpieczenie społeczne pracodawcy).
Kary za nieprawidłowe rozliczanie składek na ubezpieczenie społeczne mogą obejmować niedopłatę składek ubezpieczeniowych powiększoną o odsetki, a w poważniejszych przypadkach dodatkowe kary sięgające 100%.
Pracodawcy mają prawo do bycia reprezentowanym przez księgowego lub doradcę podatkowego podczas kontroli zgodności.
Zazwyczaj HMRC pisze do Ciebie w pierwszej kolejności — masz zazwyczaj 30 dni na odpowiedź lub dostarczenie dokumentów.

Czym jest kontrola zgodności z NI?

Kontrola zgodności z NI to dochodzenie prowadzone przez HMRC w celu sprawdzenia, czy pracodawca prawidłowo oblicza, raportuje i odprowadza składki na ubezpieczenie społeczne. Kontrole te są zazwyczaj przeprowadzane w ramach szerszej kontroli zgodności z PAYE, ale mogą również koncentrować się na kwestiach związanych z NI.^[1]

HMRC ma uprawnienia prawne do:

Sprawdź dokumentację pracodawcy i dane dotyczące płac
Odwiedź lokal biznesowy
Wywiady z dyrektorami i pracownikami działu płac
Złóż wniosek o udostępnienie informacji osobom trzecim (bankom, pracownikom itp.)
Oszacuj należny dodatkowy podatek NI wraz z odsetkami i karami

Typowe czynniki wyzwalające kontrolę zgodności z NI

HMRC stosuje selekcję opartą na ryzyku, aby zdecydować, których pracodawców należy sprawdzić. Typowe czynniki ryzyka to:^[1]

Spust	Czego szuka HMRC
Rozbieżności w zakresie RTI	Różnice między zgłoszeniami RTI a innymi danymi (deklaracjami SA, zapisami bankowymi)
Niski wskaźnik NI w stosunku do siły roboczej	Pracodawca zatrudniający wielu pracowników, ale pobierający niskie składki na ubezpieczenie społeczne — sugeruje, że pracownicy mogą być błędnie klasyfikowani
Wykorzystanie podwykonawców CIS	Firmy budowlane zatrudniające dużą liczbę pracowników „samozatrudnionych”
Praca poza listą płac (IR35)	Angażowanie pracowników poprzez firmy świadczące usługi osobiste
Skargi pracowników	Pracownik kontaktuje się HMRC twierdząc, że powinien zostać pracownikiem
Świadczenia rzeczowe	Brak lub niewielka liczba złożonych dokumentów P11D, pomimo posiadania samochodów służbowych, ubezpieczenia medycznego itp.
Wybór losowy	Rutynowy audyt w ramach programu zgodności HMRC

Przeglądy statusu zatrudnienia

Jednym z najważniejszych obszarów zgodności z NI jest status zatrudnieniaHMRC sprawdza, czy pracownicy klasyfikowani jako osoby samozatrudnione (a zatem niepodlegający składkom na ubezpieczenie społeczne pracodawcy) powinni być traktowani jako pracownicy.^[2]

Jeżeli HMRC ustali, że pracownik jest pracownikiem najemnym, a nie osobą samozatrudnioną, pracodawca ponosi odpowiedzialność za:

Składka NI pracodawcy (15% od zarobków powyżej progu wtórnego) – za cały okres błędnej klasyfikacji
NI pracownika (8%/2%) – pracodawca może być zobowiązany do poniesienia tego kosztu, jeżeli nie będzie można go odzyskać od pracownika
Odsetki o niedopłaconym NI
Kary jeśli błędna klasyfikacja była nieostrożna lub celowa

Koszty reklasyfikacji mogą być znaczne. W przypadku pracownika zarabiającego 40 000 funtów rocznie, błędnie zaklasyfikowanego jako osoba samozatrudniona, pracodawca może być winien około 4635 funtów rocznie z tytułu samego ubezpieczenia społecznego pracodawcy (15% od 30 900 funtów). W ciągu trzech lat daje to prawie 14 000 funtów przed odsetkami i karami.^[2]

Co się dzieje podczas kontroli zgodności

Typowa kontrola zgodności z NI przebiega następująco:^[1]

Etap 1: Powiadomienie

HMRC pisze do pracodawcy (lub jego przedstawiciela) z wyjaśnieniem, że wszczęto kontrolę zgodności. Pismo:

Podaj, które okresy podatkowe są sprawdzane
Wypisz rekordy, które HMRC chce zobaczyć
Ustal termin (zwykle 30 dni) na dostarczenie informacji
Podaj nazwisko urzędnika HMRC zajmującego się sprawą

Etap 2: Gromadzenie informacji

HMRC weryfikuje dostarczone dokumenty. Może zażądać dodatkowych informacji, odwiedzić siedzibę firmy lub przeprowadzić wywiad z personelem. Do najczęściej żądanych dokumentów należą:

Ewidencja płac i przesyłanie wniosków RTI
Umowy o pracę i umowy pracownicze
Faktury od osób prowadzących działalność na własny rachunek
Deklaracje P11D (świadczenia rzeczowe)
Dowód na to, w jaki sposób ustalono status zatrudnienia

Etap 3: Wyniki

HMRC przesyła pracodawcy swoje ustalenia na piśmie. Może to obejmować:

Potwierdzenie, że wszystko jest poprawne (brak dalszych działań)
Identyfikacja błędów w wyliczeniu niedopłaconego NI
Proponowana kara (jeśli ma zastosowanie)
Możliwość przedstawienia uwag przed podjęciem ostatecznej decyzji

Etap 4: Ugoda lub odwołanie

Pracodawca może zaakceptować ustalenia i zapłacić wszelkie dodatkowe należne składki na ubezpieczenie społeczne lub zakwestionować ustalenia i wnioskować o ponowne rozpatrzenie sprawy lub się odwołać.

Kary za błędy w NI

Kary za nieprawidłowe podanie numeru NI zależą od rodzaju błędu:^[3]

Rodzaj błędu	Zakres kar
Zachowano należytą staranność (prawdziwy błąd)	0% — brak kary
Niedbały (brak należytej staranności)	0%–30% niedopłaconego ubezpieczenia społecznego
Celowy (błąd celowy)	20%–70% niedopłaconego ubezpieczenia społecznego
Celowe i ukryte	30%–100% niedopłaconego ubezpieczenia społecznego

Kary ulegają zmniejszeniu, jeżeli pracodawca dokona: niespodziewane ujawnienie (informuje HMRC przed odkryciem błędu) zamiast wywołane ujawnienie (przyznaje się dopiero po znalezieniu HMRC ). Współpraca w trakcie dochodzenia również zmniejsza kary.

Jak reagować na kontrolę zgodności

Jeśli otrzymasz powiadomienie o kontroli zgodności z NI:^[1]

Nie panikować — wiele kontroli nie pociąga za sobą dodatkowej odpowiedzialności
Powiadom swojego księgowego lub doradcy podatkowego – mogą oni skontaktować się z HMRC w Twoim imieniu
Zbierz żądane rekordy w terminie
Bądźcie współpracownicy — może to zmniejszyć ewentualne kary w przypadku wykrycia błędów
Nie niszcz płyt — można to traktować jako przeszkodę
Odpowiedz w terminie — jeśli potrzebujesz więcej czasu, skontaktuj się z HMRC , aby poprosić o przedłużenie

Reprezentacja zawodowa: Masz prawo do reprezentacji przez księgowego, doradcę podatkowego lub radcę prawnego na każdym etapie kontroli zgodności. Ich wynagrodzenie może być pokryte z Twojego ubezpieczenia od odpowiedzialności zawodowej lub ubezpieczenia od dochodzeń podatkowych, jeśli je posiadasz.

Odwołanie się od decyzji

Jeśli nie zgadzasz się z wynikami kontroli zgodności przeprowadzonej przez HMRC :^[4]

Poproś o recenzję — decyzję przeanalizuje inny urzędnik HMRC (bezpłatnie i zazwyczaj szybciej)
Odwołanie do Trybunału Pierwszej Instancji — niezależny trybunał podatkowy rozpatrujący odwołania. Odwołanie należy złożyć w ciągu 30 dni od decyzji.
Wyższy Trybunał — jeśli nie zgadzasz się z decyzją Sądu Pierwszej Instancji, możesz odwołać się od niej, powołując się na kwestię prawną

Często zadawane pytania

Co powoduje weryfikację zgodności HMRC NI?

Do typowych czynników wyzwalających należą rozbieżności w składaniu wniosków RTI, wzorce niskich płatności składek na ubezpieczenie społeczne w stosunku do wielkości siły roboczej, zatrudnianie pracowników poza listą płac, ustalenia CIS, skargi pracowników oraz losowy wybór do rutynowego audytu.

Jakie dokumenty będzie chciał zobaczyć HMRC ?

HMRC może zażądać dokumentacji płacowej, wniosków o udostępnienie informacji publicznej (RTI), umów o pracę, faktur pracowniczych, formularzy P60 i P45, dokumentacji świadczeń rzeczowych (P11D) oraz dowodów ustalenia statusu zatrudnienia pracowników niebędących pracownikami płacowymi.

Jakie są kary za nieprawidłowe złożenie zeznania podatkowego pracodawcy?

Jeśli HMRC stwierdzi, że pracodawca otrzymał zaniżoną składkę na ubezpieczenie społeczne (NI), musisz pokryć niedopłatę wraz z odsetkami. Dodatkowe kary wahają się od 0% (nieuzasadnione ujawnienie, dochowanie należytej staranności) do 100% zaniżonej składki na ubezpieczenie społeczne (NI) za celowe i ukryte błędy.

Czy mogę odwołać się od decyzji HMRC w sprawie zgodności z ustawą o NI?

Tak. Jeśli nie zgadzasz się z ustaleniami HMRC , możesz wystąpić o formalną kontrolę do innego urzędnika HMRC . Jeśli nadal nie jesteś zadowolony, możesz odwołać się do Trybunału Pierwszej Instancji (Izby Podatkowej) w ciągu 30 dni.

Dalsza lektura

Składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne — stawki i progi
Zgłaszanie NI za pośrednictwem RTI/PAYE — obowiązki sprawozdawcze pracodawcy
Zwroty i nadpłaty NI — jeśli w rezultacie przepłaciłeś
Kwestionowanie Twojego zapisu NI — dla osób z błędami w zapisach

Szukasz prostego oprogramowania do rozliczania podatków?

# GoFile to aplikacja uznawana przez HMRC i ciesząca się zaufaniem ponad 50 000 brytyjskich firm. Konfiguracja zajmuje kilka minut, składaj zeznania bez obaw.

Zacznij za darmo

Nie jest wymagana karta kredytowa · Anuluj w dowolnym momencie