How long must I keep VAT records?

You must keep VAT records for at least 6 years. This includes all sales and purchase invoices, credit notes, import and export records, and your VAT account summary.

Do I need to keep digital VAT records under MTD?

Yes. Under Making Tax Digital, you must keep digital records of all transactions using MTD-compatible software, with digital links between your records and your VAT Return submission.

What is a VAT account?

A VAT account is a summary showing output VAT charged on sales, input VAT on purchases, any corrections or adjustments, and the net VAT payable or reclaimable for each VAT return period.

What are the penalties for poor VAT record-keeping?

HMRC can issue penalties of up to £3,000 for each instance of deliberate non-compliance, estimate your VAT liability, or refuse input VAT claims where supporting invoices are missing.

Registros de IVA que você deve manter

Fatos principais

Você deve manter os registros de IVA por pelo menos 6 anos.
De acordo com MTD , os registros devem ser mantidos. digitalmente Utilizando software compatível.
Os registros devem incluir todas as vendas e compras, bem como o IVA cobrado e recuperado.
HMRC pode aplicar multas por registos inadequados.

Registros de IVA que toda empresa deve manter.

Como empresa registada para efeitos de IVA, deve manter registos de:^[1]

Todas as vendas e compras (a “conta de IVA”)
Resumo do IVA para cada período fiscal
Todas as faturas de IVA emitidas e recebidas
Todas as notas de crédito e débito
Registros de importação e exportação
Registros de itens comprados ou vendidos para os quais não é exigida nota fiscal com IVA.
Registros de bens doados ou utilizados para fins pessoais.

A conta do IVA

A sua conta de IVA é um resumo que mostra, para cada período de declaração:^[3]

IVA cobrado sobre as vendas
IVA devido sobre aquisições
IVA dedutível nas compras
Quaisquer correções ou ajustes
O IVA líquido a pagar ou a recuperar.

Por quanto tempo você deve guardar os registros?

Você deve manter os registros de IVA por pelo menos 6 anosSe você usar o Regime de Margem, você pode precisar manter os registros por mais tempo.^[1]

Registro digital de dados no âmbito MTD

No âmbito do programa Making Tax Digital, você deve:^[2]

Manter registros digitais de todas as transações usando software compatível MTD
Mantenha vínculos digitais entre seus registros e sua declaração de IVA.
Armazene digitalmente o nome, endereço e número de registro de IVA da sua empresa.
Registre o tempo de fornecimento, valor (líquido de IVA) e taxa de IVA para cada transação

Links digitais: Você pode usar planilhas como parte do seu sistema de registro, mas os dados devem ser transferidos digitalmente para o seu software de arquivamento sem redigitação manual. Copiar e colar conta como um link digital; digitar os números novamente não.

Penalidades por registros inadequados

Se HMRC Alfândega do Reino Unido) constatar que seus registros são inadequados durante uma inspeção, ela poderá:

Emita um pena (até £3.000 por cada caso de incumprimento deliberado)
Calcule o valor do seu IVA com base nas informações disponíveis.
Recusar pedidos de reembolso de IVA quando faltarem faturas comprovativas.

Perguntas frequentes

Por quanto tempo devo guardar os registros de IVA?

Você deve guardar os registros de IVA por pelo menos 6 anos. Isso inclui todas as faturas de venda e compra, notas de crédito, registros de importação e exportação e o resumo da sua conta de IVA.

Preciso manter registros digitais de IVA no âmbito MTD ?

Sim. De acordo com o programa Making Tax Digital (MTD), você deve manter registros digitais de todas as transações usando um software compatível com MTD , com links digitais entre seus registros e sua declaração de IVA.

O que é uma conta de IVA?

Uma conta de IVA é um resumo que mostra o IVA cobrado nas vendas, o IVA suportado nas compras, quaisquer correções ou ajustes e o IVA líquido a pagar ou a recuperar para cada período de declaração de IVA.

Quais são as penalidades por má gestão dos registos de IVA?

HMRC pode aplicar multas de até £ 3.000 por cada caso de incumprimento deliberado, estimar o seu imposto devido ou recusar pedidos de crédito de IVA quando faltam faturas comprovativas.

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Fontes

Registro de dados (Aviso de IVA 700/21) — GOV.UK
Digitalização da Tributação para o IVA — GOV.UK
Registro de IVA — GOV.UK