What digital records must I keep for MTD?

For each transaction, you must digitally record the date, the amount, and the category (such as sales, services, office costs, or travel). You need separate records for income and expenses.

Can I use spreadsheets for Making Tax Digital?

Yes. Spreadsheets like Excel or Google Sheets are perfectly acceptable for keeping MTD digital records. However, you must use compatible software (such as GoFile) to submit the data to HMRC, and there must be a digital link between your spreadsheet and the submission software.

Do I need to store receipts digitally for MTD?

No. HMRC requires your summary records of income and expenses to be digital, but source documents like receipts and invoices can be kept on paper. You must still retain them for at least 5 years after the 31 January filing deadline.

What is the digital link requirement?

If you use more than one piece of software, data must be transferred electronically between them — not manually retyped. Acceptable digital links include CSV import/export, copy and paste, API connections, and linked spreadsheet cells.

Sut i Gadw Cofnodion Digidol ar gyfer Treth Incwm MTD

Pa Gofnodion Sydd eu Hangen Arnoch ar gyfer MTD

O dan MTD ar gyfer Treth Incwm, rhaid i chi gadw cofnodion eich busnes yn ddigidolMae hyn yn golygu bod rhaid storio eich cofnodion incwm a threuliau ar ffurf electronig — nid ar bapur.^[1]

Gellir cadw cofnodion digidol yn:

Meddalwedd cyfrifyddu (e.e. GoFile , Xero, QuickBooks )
Taenlenni (e.e. Excel , Google Sheets ) — gyda meddalwedd pontio cydnaws i'w gyflwyno i HMRC
Cyfuniad o feddalwedd a thaenlenni, cyn belled â'u bod wedi'u cysylltu'n ddigidol

Yr HMRC Gofyn i CThEM ei Gofnodi

O leiaf, rhaid i'ch cofnodion digidol gynnwys y canlynol ar gyfer pob trafodiad:^[1]

Ar gyfer Incwm (Gwerthiannau)

Dyddiad y trafodiad
Swm a dderbyniwyd
Categori incwm (e.e. gwerthiannau, gwasanaethau, incwm rhent)

Ar gyfer Treuliau (Pryniannau)

Dyddiad y trafodiad
Swm a dalwyd
Categori o gostau (e.e. costau swyddfa, teithio, stoc)

Nid oes angen i chi storio derbynebau unigol yn ddigidol. Mae HMRC yn ei gwneud yn ofynnol i chi gadw dogfennau ffynhonnell (derbynebau, anfonebau) ar gyfer eich cofnodion, ond gall y rhain fod ar bapur neu'n ddigidol. Yr hyn sy'n rhaid iddo fod yn ddigidol yw'r cofnod cryno o'ch incwm a'ch treuliau rydych chi'n eu defnyddio ar gyfer cyflwyniadau chwarterol.^[5]

Defnyddio Taenlenni

Mae taenlenni’n berffaith dderbyniol ar gyfer cadw cofnodion digidol MTD . Mae llawer o fasnachwyr unigol a landlordiaid eisoes yn olrhain incwm a threuliau yn Excel neu Google Sheets .^[2]

Fodd bynnag, mae un gofyniad pwysig: ni allwch gyflwyno'n uniongyrchol i HMRC o daenlen. Rhaid i chi ddefnyddio meddalwedd gydnaws i drosi data eich taenlen i'r fformat y mae HMRC yn ei gwneud yn ofynnol a'i gyflwyno'n electronig.^[3]

GoFile a thaenlenni: Mae GoFile yn derbyn uwchlwythiadau CSV, felly gallwch gynnal eich cofnodion mewn taenlen a'u mewnforio i GoFile i'w cyflwyno. Rhowch gynnig arni am ddim.

Y Gofyniad Cyswllt Digidol

Os ydych chi'n defnyddio mwy nag un darn o feddalwedd (e.e. taenlen ar gyfer cadw cofnodion a meddalwedd ar wahân ar gyfer cyflwyno), rhaid bod cyswllt digidol rhyngddynt.^[1]

Mae cyswllt digidol yn golygu bod data yn cael ei drosglwyddo'n electronig — nid ei aildeipio â llaw. Mae cysylltiadau digidol derbyniol yn cynnwys:

Mewnforio/allforio ffeil CSV neu Excel
Copïo a gludo rhwng cymwysiadau
Cysylltiadau API rhwng meddalwedd
Celloedd cysylltiedig mewn taenlenni

Beth yw ddim cyswllt digidol: argraffu ffigurau o un system a'u teipio â llaw i mewn i un arall.

Dewis Meddalwedd Cydnaws

Rhaid i'ch meddalwedd fod wedi'i chydnabod HMRC ar gyfer MTD ar gyfer Treth Incwm — Meddalwedd Treth Incwm MTD GoFile yw un opsiwn. Gallwch wirio'r rhestr lawn ar GOV.UK.^[3]

Rhaid i feddalwedd gydnaws allu:

Storio cofnodion digidol o incwm a threuliau
Cyflwyno diweddariadau chwarterol i HMRC
Cyflwyno'r Datganiad Terfynol ar ddiwedd y flwyddyn
Derbyn gwybodaeth gan HMRC (e.e. cyfrifiadau treth)

Camgymeriadau Cyffredin wrth Gadw Cofnodion

Yn seiliedig ar ganllawiau ac arfer cyffredin HMRC , dyma'r gwallau mwyaf cyffredin i'w hosgoi:

Cymysgu trafodion personol a busnes — cadwch gyfrif banc ar wahân neu farciwch drafodion busnes yn glir
Ddim yn categoreiddio treuliau — HMRC yn mynnu bod treuliau’n cael eu categoreiddio (nid dim ond un cyfanswm)
Ail-fynediad â llaw rhwng systemau — yn torri'r gofyniad cyswllt digidol
Gadael cofnodion tan ddiwedd y flwyddyn — o dan MTD rhaid i chi ddiweddaru bob chwarter, felly mae cadw golwg ar gofnodion yn hanfodol
Peidio â chadw dogfennau ffynhonnell — er bod y cofnodion yn ddigidol, mae angen i chi gadw derbynebau ac anfonebau am o leiaf 5 mlynedd o hyd^[4]

Am ba hyd i gadw cofnodion

Rhaid i chi gadw eich cofnodion am o leiaf:^[2]

5 mlynedd ar ôl y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno ar 31 Ionawr yn y flwyddyn dreth berthnasol
Hirach os HMRC yn agor ymholiad i'ch ffurflen dreth

Er enghraifft, dylid cadw cofnodion ar gyfer y flwyddyn dreth 2026/27 (dyddiad cau 31 Ionawr 2028) tan o leiaf 31 Ionawr 2033.

Dechrau Arni

Os ydych chi'n dechrau o'r dechrau, y dull symlaf yw:

Agorwch cyfrif banc busnes ar wahân (neu tagiwch drafodion busnes yn glir yn eich cyfrif personol)
Lawrlwythwch eich datganiadau banc fel Ffeiliau CSV bob chwarter
Categoreiddio incwm a threuliau mewn taenlen
Mewnforio i Meddalwedd a gydnabyddir gan HMRC hoffi GoFile i'w gyflwyno

Cwestiynau Cyffredin

Pa gofnodion digidol sydd raid i mi eu cadw ar gyfer MTD ?

Ar gyfer pob trafodiad, rhaid i chi gofnodi'r dyddiad, y swm, a'r categori yn ddigidol (megis gwerthiannau, gwasanaethau, costau swyddfa, neu deithio). Mae angen cofnodion ar wahân arnoch ar gyfer incwm a threuliau.

A allaf ddefnyddio taenlenni ar gyfer Gwneud Treth yn Ddigidol?

Ydw. Mae taenlenni fel Excel neu Google Sheets yn berffaith dderbyniol ar gyfer cadw cofnodion digidol MTD . Fodd bynnag, rhaid i chi ddefnyddio meddalwedd gydnaws (fel GoFile ) i gyflwyno'r data i HMRC , a rhaid bod cysylltiad digidol rhwng eich taenlen a'r feddalwedd cyflwyno.

Oes angen i mi storio derbynebau'n ddigidol ar gyfer MTD ?

Na. HMRC yn mynnu bod eich cofnodion cryno o incwm a threuliau yn ddigidol, ond gellir cadw dogfennau ffynhonnell fel derbynebau ac anfonebau ar bapur. Rhaid i chi eu cadw o hyd am o leiaf 5 mlynedd ar ôl y dyddiad cau ar gyfer ffeilio ar 31 Ionawr.

Beth yw'r gofyniad cyswllt digidol?

Os ydych chi'n defnyddio mwy nag un darn o feddalwedd, rhaid trosglwyddo data yn electronig rhyngddynt — nid ei aildeipio â llaw. Mae cysylltiadau digidol derbyniol yn cynnwys mewnforio/allforio CSV, copïo a gludo, cysylltiadau API, a chelloedd taenlen gysylltiedig.

Darllen Pellach

Sut i Gofrestru ar gyfer MTD — cofrestrwch cyn eich chwarter cyntaf
Treuliau Caniataol — pa dreuliau i'w cofnodi
Dyddiadau Cau Treth Incwm MTD — pryd i gyflwyno eich cofnodion

Chwilio am syml Meddalwedd MTD Treth Incwm?

# GoFile yn cael ei gydnabod HMRC ac yn cael ei ymddiried ynddo gan dros 50,000 o fusnesau yn y DU. Wedi'i sefydlu mewn munudau, ffeiliwch yn hyderus.

Dechreuwch Am Ddim

Dim angen cerdyn credyd · Canslo unrhyw bryd

Ffynonellau

Defnyddiwch Gwneud Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm: creu cofnodion digidol — GOV.UK
Gwneud Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm — GOV.UK
Dewiswch y feddalwedd gywir ar gyfer Gwneud Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm — GOV.UK
Treuliau os ydych chi'n hunangyflogedig — GOV.UK
Trosolwg o Wneud Treth yn Ddigidol — GOV.UK