How long must I keep VAT records?

You must keep VAT records for at least 6 years. This includes all sales and purchase invoices, credit notes, import and export records, and your VAT account summary.

Do I need to keep digital VAT records under MTD?

Yes. Under Making Tax Digital, you must keep digital records of all transactions using MTD-compatible software, with digital links between your records and your VAT Return submission.

What is a VAT account?

A VAT account is a summary showing output VAT charged on sales, input VAT on purchases, any corrections or adjustments, and the net VAT payable or reclaimable for each VAT return period.

What are the penalties for poor VAT record-keeping?

HMRC can issue penalties of up to £3,000 for each instance of deliberate non-compliance, estimate your VAT liability, or refuse input VAT claims where supporting invoices are missing.

Documenti IVA da conservare

Fatti chiave

È necessario conservare i registri IVA per almeno 6 anni.
Ai sensi MTD , i registri devono essere conservati digitalmente utilizzando software compatibile.
I registri devono includere tutte le vendite e gli acquisti, l'IVA addebitata e quella recuperata.
HMRC può imporre sanzioni in caso di tenuta inadeguata dei registri.

Registri IVA che ogni azienda deve conservare

In qualità di azienda registrata ai fini IVA, è necessario conservare i registri di:^[1]

Tutte le vendite e gli acquisti (il “conto IVA”)
Un riepilogo dell'IVA per ogni periodo d'imposta
Tutte le fatture IVA emesse e ricevute
Tutte le note di credito e di debito
Registri di importazione ed esportazione
Registrazioni di articoli acquistati o venduti per i quali non è richiesta la fattura IVA
Registrazioni di beni regalati o utilizzati per scopi personali

Il conto IVA

Il tuo conto IVA è un riepilogo che mostra, per ogni periodo di dichiarazione:^[3]

IVA applicata alle vendite
IVA a debito dovuta sulle acquisizioni
IVA sugli acquisti
Eventuali correzioni o aggiustamenti
L'IVA netta dovuta o recuperabile

Per quanto tempo è necessario conservare i registri?

È necessario conservare i registri IVA per almeno 6 anniSe usi il Regime del margine, potrebbe essere necessario conservare i registri più a lungo.^[1]

Conservazione digitale dei registri secondo MTD

Nell'ambito di Making Tax Digital, è necessario:^[2]

Mantenere registrazioni digitali di tutte le transazioni effettuate utilizzando software compatibile con MTD
Mantieni i collegamenti digitali tra i tuoi archivi e la presentazione della dichiarazione IVA
Conserva digitalmente il nome della tua azienda, l'indirizzo e il numero di partita IVA
Registra il tempo di fornitura, valore (al netto dell'IVA) e aliquota IVA per ogni transazione

Link digitali: È possibile utilizzare i fogli di calcolo per la tenuta dei registri, ma i dati devono confluire digitalmente nel software di archiviazione senza doverle reinserire manualmente. Copiare e incollare è considerato un collegamento digitale; riscrivere i dati no.

Sanzioni per la cattiva tenuta dei registri

Se durante un'ispezione HMRC rileva che i tuoi registri sono inadeguati, può:

Emettere un pena (fino a £ 3.000 per ogni caso di inadempienza deliberata)
Stima la tua responsabilità IVA in base alle informazioni disponibili
Rifiutare le richieste di IVA in entrata in caso di mancanza di fatture giustificative

Domande frequenti

Per quanto tempo devo conservare i registri IVA?

È necessario conservare i registri IVA per almeno 6 anni. Questo include tutte le fatture di vendita e di acquisto, le note di accredito, i registri di importazione ed esportazione e il riepilogo del conto IVA.

Devo conservare i registri IVA digitali ai sensi MTD ?

Sì. Con Making Tax Digital, è necessario conservare i registri digitali di tutte le transazioni effettuate utilizzando software compatibili con MTD , con collegamenti digitali tra i registri e la presentazione della dichiarazione IVA.

Che cos'è un conto IVA?

Un conto IVA è un riepilogo che mostra l'IVA in uscita addebitata sulle vendite, l'IVA in entrata sugli acquisti, eventuali correzioni o rettifiche e l'IVA netta dovuta o recuperabile per ciascun periodo di dichiarazione IVA.

Quali sono le sanzioni per la cattiva tenuta dei registri IVA?

HMRC può emettere sanzioni fino a £ 3.000 per ogni caso di inadempienza deliberata, stimare l'IVA dovuta o rifiutare le richieste di IVA in entrata in caso di mancanza di fatture giustificative.

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Fonti

Tenuta dei registri (Avviso IVA 700/21) — GOV.UK
Rendere digitale la tassazione per l'IVA — GOV.UK
Tenuta dei registri IVA — GOV.UK