What digital records must I keep for MTD?

For each transaction, you must digitally record the date, the amount, and the category (such as sales, services, office costs, or travel). You need separate records for income and expenses.

Can I use spreadsheets for Making Tax Digital?

Yes. Spreadsheets like Excel or Google Sheets are perfectly acceptable for keeping MTD digital records. However, you must use compatible software (such as GoFile) to submit the data to HMRC, and there must be a digital link between your spreadsheet and the submission software.

Do I need to store receipts digitally for MTD?

No. HMRC requires your summary records of income and expenses to be digital, but source documents like receipts and invoices can be kept on paper. You must still retain them for at least 5 years after the 31 January filing deadline.

What is the digital link requirement?

If you use more than one piece of software, data must be transferred electronically between them — not manually retyped. Acceptable digital links include CSV import/export, copy and paste, API connections, and linked spreadsheet cells.

Hoe bewaar je digitale gegevens voor MTD inkomstenbelasting?

Welke documenten heb je nodig voor MTD

Volgens MTD voor inkomstenbelasting bent u verplicht uw bedrijfsadministratie bij te houden. digitaalDit betekent dat uw gegevens over inkomsten en uitgaven elektronisch moeten worden opgeslagen, en niet op papier.^[1]

Digitale documenten kunnen worden bewaard in:

Boekhoudsoftware (bijv. GoFile , Xero, QuickBooks )
Spreadsheets (bijv. Excel , Google Sheets ) — met compatibele koppelingssoftware om in te dienen bij HMRC
Een combinatie van software en spreadsheets, zolang ze digitaal met elkaar verbonden zijn.

Wat HMRC van u vereist dat u registreert

Uw digitale administratie moet minimaal de volgende gegevens voor elke transactie bevatten:^[1]

Voor inkomsten (verkoop)

Datum van de transactie
Ontvangen bedrag
Inkomstencategorie (bijv. verkoop, diensten, huurinkomsten)

Voor uitgaven (aankopen)

Datum van de transactie
Betaald bedrag
Uitgavencategorie (bijv. kantoorkosten, reizen, voorraad)

U hoeft individuele bonnen niet digitaal op te slaan. HMRC vereist dat u brondocumenten (bonnen, facturen) bewaart voor uw administratie, maar deze mogen op papier of digitaal zijn. Wat digitaal moet zijn, is de samenvattend verslag van uw inkomsten en uitgaven die u gebruikt voor uw kwartaalrapportages.^[5]

Spreadsheets gebruiken

Spreadsheets zijn prima geschikt voor het bijhouden van digitale MTD gegevens. Veel zzp'ers en verhuurders registreren hun inkomsten en uitgaven al in Excel of Google Sheets .^[2]

Er is echter één belangrijke voorwaarde: u kunt niet rechtstreeks vanuit een spreadsheet aangifte doen bij HMRC . U moet gebruikmaken van compatibele software Om uw spreadsheetgegevens om te zetten naar het formaat HMRC vereist en deze elektronisch in te dienen.^[3]

GoFile en spreadsheets: GoFile accepteert CSV-uploads, zodat u uw gegevens in een spreadsheet kunt bijhouden en deze vervolgens in GoFile kunt importeren voor indiening. Probeer het gratis.

De digitale verbindingseis

Als u meer dan één softwareprogramma gebruikt (bijvoorbeeld een spreadsheet voor het bijhouden van gegevens en aparte software voor het indienen ervan), moet er een digitale link tussen hen in.^[1]

Een digitale link betekent dat gegevens elektronisch worden overgedragen en niet handmatig worden overgetypt. Acceptabele digitale links zijn onder andere:

CSV- of Excel bestand importeren/exporteren
Kopiëren en plakken tussen applicaties
API-verbindingen tussen software
Gekoppelde cellen in spreadsheets

Wat is niet Een digitale koppeling: cijfers afdrukken vanuit het ene systeem en ze handmatig in een ander systeem invoeren.

Compatibele software kiezen

Uw software moet HMRC erkend zijn voor MTD ) voor inkomstenbelasting. MTD software van GoFile voor inkomstenbelasting Dat is één optie. Je kunt de volledige lijst bekijken op GOV.UK.^[3]

Compatibele software moet aan de volgende eisen voldoen:

Bewaar digitale gegevens van inkomsten en uitgaven.
Dien driemaandelijks updates in bij HMRC
Dien de definitieve verklaring aan het einde van het jaar in.
Ontvang informatie van HMRC (bijv. belastingberekeningen).

Veelvoorkomende fouten bij het bijhouden van gegevens

Op basis van de richtlijnen HMRC en de gangbare praktijk, zijn dit de meest voorkomende fouten die u moet vermijden:

Het vermengen van privé- en zakelijke transacties — houd een aparte bankrekening aan of markeer zakelijke transacties duidelijk.
Uitgaven niet categoriseren — HMRC vereist dat uitgaven worden gecategoriseerd (niet slechts één totaalbedrag).
Handmatig opnieuw inloggen tussen systemen — schendt de vereiste voor een digitale verbinding
De archivering wordt tot het einde van het jaar uitgesteld. — onder MTD moet u uw gegevens elk kwartaal bijwerken, dus het is essentieel om uw administratie goed bij te houden.
Het niet bewaren van brondocumenten — ook al is de records Hoewel digitale documenten wel bestaan, moet u bonnen en facturen nog steeds minstens 5 jaar bewaren.^[4]

Hoe lang moet je gegevens bewaren?

U dient uw documenten ten minste de volgende periode te bewaren:^[2]

5 jaar na de uiterste indieningsdatum van 31 januari van het betreffende belastingjaar
Langer als HMRC een onderzoek instelt naar uw aangifte.

Zo moeten bijvoorbeeld de gegevens voor het belastingjaar 2026/27 (deadline 31 januari 2028) bewaard worden tot ten minste 31 januari 2033.

Aan de slag

Als je helemaal vanaf nul begint, is de eenvoudigste aanpak:

Open een aparte zakelijke bankrekening (of markeer zakelijke transacties duidelijk in uw persoonlijke account)
Download uw bankafschriften als CSV-bestanden elk kwartaal
Categoriseer inkomsten en uitgaven in een spreadsheet.
Importeren in Door HMRC erkende software leuk vinden GoFile voor indiening

Veelgestelde vragen

Welke digitale gegevens moet ik bewaren voor MTD ?

Voor elke transactie moet u digitaal de datum, het bedrag en de categorie (zoals verkopen, diensten, kantoorkosten of reizen) vastleggen. U hebt aparte administratie nodig voor inkomsten en uitgaven.

Kan ik spreadsheets gebruiken voor Making Tax Digital?

Ja. Spreadsheets zoals Excel of Google Sheets zijn prima geschikt voor het bijhouden van digitale MTD -gegevens. U moet echter wel compatibele software (zoals GoFile ) gebruiken om de gegevens naar HMRC te verzenden, en er moet een digitale koppeling zijn tussen uw spreadsheet en de indieningssoftware.

Moet ik bonnen digitaal opslaan voor MTD ?

Nee. HMRC vereist dat uw overzicht van inkomsten en uitgaven digitaal is, maar brondocumenten zoals bonnen en facturen mogen op papier bewaard worden. U moet deze documenten echter wel minimaal 5 jaar bewaren na de uiterste indieningsdatum van 31 januari.

Wat zijn de vereisten voor de digitale verbinding?

Als u meerdere softwareprogramma's gebruikt, moeten gegevens elektronisch tussen de programma's worden overgedragen – niet handmatig overtypen. Acceptabele digitale koppelingen zijn onder andere CSV-import/export, kopiëren en plakken, API-verbindingen en gekoppelde spreadsheetcellen.

Verder lezen

Hoe meld je je aan voor MTD — schrijf je in vóór je eerste kwartaal
Toegestane kosten welke uitgaven moeten worden geregistreerd
MTD deadlines voor inkomstenbelasting — wanneer u uw documenten moet indienen

Op zoek naar iets eenvoudigs Software MTD inkomstenbelasting?

# GoFile is HMRC erkend en wordt door meer dan 50.000 Britse bedrijven vertrouwd. Binnen enkele minuten ingesteld, met een gerust hart aangifte doen.

Begin gratis

Geen creditcard nodig · Annuleer op elk moment

Bronnen

Gebruik Making Tax Digital voor uw inkomstenbelasting: maak digitale documenten aan. — GOV.UK
Digitale belastingaangifte voor de inkomstenbelasting — GOV.UK
Kies de juiste software voor digitale belastingaangifte voor de inkomstenbelasting. — GOV.UK
Kosten als je zelfstandig ondernemer bent — GOV.UK
Overzicht van Making Tax Digital — GOV.UK