What must a VAT invoice include?

A full VAT invoice must include a unique invoice number, your business name and VAT number, the date of issue, the customer’s name and address, a description of goods or services, unit prices, VAT rates, and the total amounts excluding and including VAT.

When can I use a simplified VAT invoice?

You can issue a simplified VAT invoice for sales of £250 or less including VAT. It requires fewer details — just your name, address, VAT number, date, description, total including VAT, and the VAT rate.

Do I have to issue a VAT invoice for every sale?

You must issue a VAT invoice within 30 days when you supply goods or services to another VAT-registered business. You do not need to issue one for exempt supplies or to non-VAT-registered customers.

Can I issue electronic VAT invoices?

Yes. Electronic invoices such as PDFs, emails, or invoices generated by accounting software are fully acceptable, provided they contain the same information as paper invoices and can be accessed by HMRC.

Faktury VAT

Najważniejsze fakty

Ty musieć wystawić fakturę VAT w przypadku sprzedaży innej firmie zarejestrowanej jako podatnik VAT.
Pełna faktura VAT ma określone wymagane pola ustawione przez HMRC .
A faktura uproszczona można wykorzystać przy sprzedaży na kwotę poniżej 250 GBP (z VAT).
Bez ważnej faktury VAT Twój klient nie może ubiegać się o zwrot podatku VAT.

Kiedy należy wystawić fakturę VAT?

Należy wystawić fakturę VAT w terminie 30 dni daty dostawy (lub daty zapłaty, jeżeli nastąpiła wcześniej), jeśli dostarczasz towary lub usługi na rzecz innej zarejestrowanej jako podatnik VAT firmy.^[1]

Nie musisz wystawiać faktury VAT za dostawy zwolnione z podatku lub klientom, którzy nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT (choć możesz to zrobić, jeśli chcesz).

Co musi zawierać pełna faktura VAT?

Pełna faktura VAT musi zawierać:^[1]

Unikalny numer faktury (sekwencyjny)
Nazwa i adres Twojej firmy
Twój numer rejestracyjny VAT
Data wydania
Ten punkt podatkowy (data dostawy) jeżeli inna niż data wystawienia faktury
Imię i nazwisko oraz adres klienta
Opis towarów lub usług
Ilość każdego przedmiotu
Cena jednostkowa (bez VAT)
Stawka VAT dla każdego artykułu
Kwota całkowita bez VAT
Całkowita kwota VAT
Kwota całkowita z VAT
Wszelkie oferowane zniżki

Uproszczone faktury VAT

W przypadku sprzedaży o wartości 250 GBP lub mniejszej (z VAT) możesz wystawić faktura uproszczona do czego potrzeba tylko:^[1]

Twoje imię i nazwisko oraz adres
Twój numer rejestracyjny VAT
Data dostawy
Opis towarów lub usług
Kwota całkowita z VAT
Obowiązująca stawka(i) VAT

Wskazówka: Sprzedawcy detaliczni często wystawiają faktury uproszczone (np. paragony z numerem VAT i stawką VAT). Są one ważne dla odliczenia podatku VAT naliczonego od drobnych zakupów.

Zmodyfikowane faktury VAT

W przypadku sprzedaży powyżej 250 funtów, zmodyfikowana faktura Może być stosowany w transakcjach detalicznych. Zawiera te same informacje, co pełna faktura, ale pokazuje ceny z VAT, a nie oddzielne kwoty VAT.

Faktury elektroniczne

Faktury elektroniczne (pliki PDF, e-maile, programy do fakturowania) są w pełni akceptowane. Muszą zawierać te same informacje, co faktury papierowe i być przechowywane w sposób umożliwiający dostęp do nich HMRC .^[3]

Noty kredytowe VAT

Jeżeli zachodzi potrzeba obniżenia kwoty naliczonej na poprzedniej fakturze (np. w celu zwrotu lub uzyskania rabatu), wystawiasz nota kredytowa. Musi zawierać odniesienie do oryginalnej faktury i zawierać korektę VAT.

Typowe błędy

Brak numeru rejestracyjnego VAT (Twój klient nie może go odzyskać)
Zastosowano nieprawidłową stawkę VAT
Brak numeru faktury lub duplikatów numerów
Wystawienie faktury VAT, mimo że nie jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT (jest to niezgodne z prawem)

Często zadawane pytania

Co musi zawierać faktura VAT?

Pełna faktura VAT musi zawierać unikalny numer faktury, nazwę firmy i numer VAT, datę wystawienia, imię i nazwisko oraz adres klienta, opis towarów lub usług, ceny jednostkowe, stawki VAT oraz kwoty całkowite z uwzględnieniem i bez podatku VAT.

Kiedy mogę skorzystać z uproszczonej faktury VAT?

Możesz wystawić uproszczoną fakturę VAT dla sprzedaży o wartości 250 GBP lub mniejszej (z VAT). Wymaga ona podania mniejszej liczby szczegółów – tylko imienia i nazwiska, adresu, numeru VAT, daty, opisu, kwoty całkowitej z VAT oraz stawki VAT.

Czy muszę wystawiać fakturę VAT do każdej sprzedaży?

W przypadku dostawy towarów lub usług na rzecz innej firmy zarejestrowanej jako podatnik VAT, fakturę VAT należy wystawić w ciągu 30 dni. Nie ma obowiązku wystawiania faktury VAT w przypadku dostaw zwolnionych z podatku ani dla klientów niezarejestrowanych jako podatnik VAT.

Czy mogę wystawiać faktury VAT w formie elektronicznej?

Tak. Faktury elektroniczne, takie jak pliki PDF, wiadomości e-mail lub faktury generowane przez oprogramowanie księgowe, są w pełni akceptowane, pod warunkiem, że zawierają te same informacje, co faktury papierowe i są dostępne dla HMRC .

Dalsza lektura

Szukasz prostego Oprogramowanie VAT?

# GoFile to aplikacja uznawana przez HMRC i ciesząca się zaufaniem ponad 50 000 brytyjskich firm. Konfiguracja zajmuje kilka minut, składaj zeznania bez obaw.

Zacznij za darmo

Nie jest wymagana karta kredytowa · Anuluj w dowolnym momencie

Źródła

Faktury VAT — GOV.UK
Przewodnik po VAT (Informacja VAT 700) — GOV.UK
Prowadzenie dokumentacji (notatka VAT 700/21) — GOV.UK