How long must I keep VAT records?

You must keep VAT records for at least 6 years. This includes all sales and purchase invoices, credit notes, import and export records, and your VAT account summary.

Do I need to keep digital VAT records under MTD?

Yes. Under Making Tax Digital, you must keep digital records of all transactions using MTD-compatible software, with digital links between your records and your VAT Return submission.

What is a VAT account?

A VAT account is a summary showing output VAT charged on sales, input VAT on purchases, any corrections or adjustments, and the net VAT payable or reclaimable for each VAT return period.

What are the penalties for poor VAT record-keeping?

HMRC can issue penalties of up to £3,000 for each instance of deliberate non-compliance, estimate your VAT liability, or refuse input VAT claims where supporting invoices are missing.

Registros de IVA que debe conservar

HMRC exige que las empresas registradas a efectos del IVA mantengan registros específicos. A continuación, se detalla qué debe conservar, durante cuánto tiempo y cómo funciona el mantenimiento de registros digitales según MTD .

Por el #GoFile equipo Última actualización: marzo de 2026

Datos clave

Debe conservar los registros del IVA durante al menos 6 años.
Según MTD , se deben conservar registros digitalmente utilizando software compatible.
Los registros deben incluir todas las ventas y compras, el IVA cobrado y reclamado.
HMRC puede imponer multas por el mantenimiento inadecuado de registros.

Registros de IVA que toda empresa debe conservar

Como empresa registrada en el IVA, debe mantener registros de:^[1]

Todas las ventas y compras (la “cuenta de IVA”)
Un resumen del IVA para cada período impositivo
Todas las facturas de IVA emitidas y recibidas
Todas las notas de crédito y débito
Registros de importación y exportación
Registros de artículos comprados o vendidos donde no se requiere factura de IVA
Registros de bienes regalados o utilizados para fines personales

La cuenta del IVA

Su cuenta de IVA es un resumen que muestra, para cada período de declaración:^[3]

IVA de salida cobrado sobre las ventas
IVA de salida debido en adquisiciones
IVA soportado en las compras
Cualquier corrección o ajuste
El IVA neto a pagar o recuperable

¿Durante cuánto tiempo debes conservar los registros?

Debe conservar los registros del IVA durante al menos 6 años. Si utiliza el Esquema de margenEs posible que necesites conservar los registros por más tiempo.^[1]

Mantenimiento de registros digitales según MTD

En el marco del programa Making Tax Digital, usted debe:^[2]

Mantener registros digitales de todas las transacciones que utilizan software compatible MTD
Mantenga vínculos digitales entre sus registros y su presentación de declaración de IVA
Almacene el nombre de su empresa, dirección y número de registro de IVA digitalmente
Grabar el tiempo de suministro, valor (neto de IVA) y tasa de IVA para cada transacción

Enlaces digitales: Puede usar hojas de cálculo como parte de su gestión de registros, pero los datos deben ingresarse digitalmente en su software de archivo sin tener que volver a ingresarlos manualmente. Copiar y pegar se considera un enlace digital; volver a ingresar las cifras no.

Sanciones por mal mantenimiento de registros

Si HMRC considera que sus registros son inadecuados durante una inspección, puede:

Emitir una pena (hasta £3.000 por cada caso de incumplimiento deliberado)
Calcule su obligación tributaria del IVA basándose en la información disponible
Rechazar las reclamaciones de IVA soportado cuando faltan facturas justificativas

Preguntas frecuentes

¿Durante cuánto tiempo debo conservar los registros del IVA?

Debe conservar los registros de IVA durante al menos seis años. Esto incluye todas las facturas de compra y venta, notas de crédito, registros de importación y exportación, y su resumen de cuenta de IVA.

¿Necesito mantener registros de IVA digitales bajo MTD ?

Sí. Bajo el programa Making Tax Digital, usted debe mantener registros digitales de todas las transacciones utilizando software compatible con MTD , con enlaces digitales entre sus registros y su presentación de declaración de IVA.

¿Qué es una cuenta de IVA?

Una cuenta de IVA es un resumen que muestra el IVA de salida cobrado sobre las ventas, el IVA de entrada sobre las compras, cualquier corrección o ajuste y el IVA neto a pagar o reclamar para cada período de declaración de IVA.

¿Cuáles son las sanciones por el mal mantenimiento de los registros del IVA?

HMRC puede imponer sanciones de hasta £3000 por cada caso de incumplimiento deliberado, estimar su obligación tributaria del IVA o rechazar reclamaciones de IVA de entrada cuando faltan facturas de respaldo.

Lecturas adicionales

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Fuentes

Mantenimiento de registros (Aviso de IVA 700/21) — GOV.UK
Digitalización de los impuestos para el IVA — GOV.UK
Mantenimiento de registros de IVA — GOV.UK