¿Qué documentos necesitas para MTD
De acuerdo con MTD para el impuesto sobre la renta, debe conservar sus registros comerciales digitalmenteEsto significa que sus registros de ingresos y gastos deben almacenarse en formato electrónico, no en papel.[1]
Los registros digitales se pueden conservar en:
- software de contabilidad (por ejemplo, GoFile , Xero, QuickBooks )
- Hojas de cálculo (por ejemplo, Excel , Google Sheets ) — con software puente compatible para enviar a HMRC
- Una combinación de software y hojas de cálculo, siempre que estén vinculados digitalmente
Lo que HMRC requiere que registres
Como mínimo, sus registros digitales deben incluir lo siguiente para cada transacción:[1]
Para Ingresos (Ventas)
- Fecha de la transacción
- Cantidad recibida
- Categoría de ingresos (por ejemplo, ventas, servicios, ingresos por alquiler)
Para Gastos (Compras)
- Fecha de la transacción
- Cantidad pagada
- Categoría de gasto (por ejemplo, gastos de oficina, viajes, existencias)
No es necesario almacenar digitalmente los recibos individuales. HMRC le exige que conserve los documentos originales (recibos, facturas) para sus registros, que pueden ser en papel o digitales. Lo que sí debe ser digital es... acta resumida de sus ingresos y gastos que utiliza para las presentaciones trimestrales.[5]
Uso de hojas de cálculo
Las hojas de cálculo son perfectamente aceptables para mantener registros digitales MTD . Muchos autónomos y propietarios ya registran sus ingresos y gastos en Excel o Google Sheets .[2]
Sin embargo, hay un requisito importante: no puede enviar directamente a HMRC desde una hoja de cálculo. Debe usar software compatible para convertir los datos de su hoja de cálculo al formato que requiere HMRC y enviarlos electrónicamente.[3]
GoFile y hojas de cálculo: GoFile acepta cargas CSV, por lo que puede mantener sus registros en una hoja de cálculo e importarlos a GoFile para enviarlos. Pruébalo gratis.
El requisito del enlace digital
Si utiliza más de un programa informático (por ejemplo, una hoja de cálculo para el mantenimiento de registros y un programa informático separado para el envío), debe haber un enlace digital Entre ellos.[1]
Un enlace digital significa que los datos se transfieren electrónicamente, no se reintroducen manualmente. Los enlaces digitales aceptables incluyen:
- Importación/exportación de archivos CSV o Excel
- Copiar y pegar entre aplicaciones
- Conexiones API entre software
- Celdas vinculadas en hojas de cálculo
Qué es no un enlace digital: imprimir cifras desde un sistema y escribirlas manualmente en otro.
Cómo elegir software compatible
Su software debe estar reconocido por HMRC para MTD para el Impuesto sobre la Renta. Software de impuestos sobre la renta MTD de GoFile es una opción. Puedes consultar la lista completa en GOV.UK.[3]
El software compatible debe poder:
- Almacenar registros digitales de ingresos y gastos
- Enviar actualizaciones trimestrales a HMRC
- Presentar la Declaración Final al cierre del ejercicio
- Recibir información de HMRC (por ejemplo, cálculos de impuestos)
Errores comunes en el mantenimiento de registros
Según las directrices HMRC y la práctica común, estos son los errores más frecuentes que se deben evitar:
- Mezcla de transacciones personales y comerciales — mantener una cuenta bancaria separada o marcar claramente las transacciones comerciales
- No categorizar los gastos — HMRC exige que los gastos se categoricen (no solo un total único)
- Reingreso manual entre sistemas — rompe el requisito del enlace digital
- Dejar registros hasta fin de año — bajo MTD debes actualizar trimestralmente, por lo que estar al tanto de los registros es esencial
- No conservar los documentos fuente — aunque el archivos Son digitales, aún es necesario conservar los recibos y facturas durante al menos 5 años[4]
¿Durante cuánto tiempo se deben conservar los registros?
Debes conservar tus registros al menos durante:[2]
- 5 años después de la fecha límite de presentación del 31 de enero del año fiscal correspondiente
- Más tiempo si HMRC abre una investigación sobre su declaración
Por ejemplo, los registros del año fiscal 2026/27 (fecha límite: 31 de enero de 2028) deben conservarse al menos hasta el 31 de enero de 2033.
Empezando
Si estás empezando desde cero, el enfoque más sencillo es:
- Abrir una cuenta bancaria comercial separada (o etiquete claramente las transacciones comerciales en su cuenta personal)
- Descargue sus extractos bancarios como Archivos CSV cada trimestre
- Clasifique ingresos y gastos en una hoja de cálculo
- Importar a Software reconocido por HMRC como GoFile para presentación
Preguntas frecuentes
¿Qué registros digitales debo conservar para MTD ?
Para cada transacción, debe registrar digitalmente la fecha, el importe y la categoría (como ventas, servicios, gastos de oficina o viajes). Necesita registros separados para ingresos y gastos.
¿Puedo utilizar hojas de cálculo para hacer impuestos digitales?
Sí. Hojas de cálculo como Excel o Google Sheets son perfectamente aceptables para mantener registros digitales MTD . Sin embargo, debe usar un software compatible (como GoFile ) para enviar los datos a HMRC y debe existir un enlace digital entre su hoja de cálculo y el software de envío.
¿Necesito almacenar los recibos digitalmente para MTD ?
No. HMRC exige que sus registros resumidos de ingresos y gastos sean digitales, pero los documentos originales, como recibos y facturas, pueden conservarse en papel. Debe conservarlos durante al menos 5 años después de la fecha límite de presentación, el 31 de enero.
¿Qué es el requisito de enlace digital?
Si utiliza más de un programa, los datos deben transferirse electrónicamente entre ellos, no reintroducirse manualmente. Los enlaces digitales aceptables incluyen la importación y exportación de CSV, copiar y pegar, conexiones API y celdas de hojas de cálculo vinculadas.
Lecturas adicionales
- Cómo registrarse en MTD — regístrate antes del primer trimestre
- Gastos permitidos — qué gastos registrar
- Fechas límite para la declaración del impuesto sobre la renta MTD — cuándo enviar sus registros
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Fuentes
- Utilice Making Tax Digital para el impuesto sobre la renta: cree registros digitales — GOV.UK
- Digitalización de impuestos para el impuesto sobre la renta — GOV.UK
- Elija el software adecuado para la digitalización de impuestos sobre la renta — GOV.UK
- Gastos si eres autónomo — GOV.UK
- Descripción general de la digitalización de los impuestos — GOV.UK