Come conservare i registri digitali per l'imposta sul reddito MTD

Cosa si intende per documenti digitali ai sensi del programma Making Tax Digital, i requisiti minimi HMRC , l'uso di fogli di calcolo con software di collegamento e gli errori comuni da evitare.

Dal #GoFile squadra

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Quali documenti sono necessari per MTD

Ai sensi MTD per l'imposta sul reddito, è necessario conservare i registri aziendali digitalmenteCiò significa che i registri delle entrate e delle uscite devono essere archiviati in formato elettronico, non su carta.[1]

I registri digitali possono essere conservati in:

  • Software di contabilità (ad esempio GoFile , Xero, QuickBooks )
  • Fogli di calcolo (ad esempio Excel , Google Sheets ) — con software di collegamento compatibile da inviare HMRC
  • Una combinazione di software e fogli di calcolo, purché siano collegati digitalmente

Cosa ti richiede di registrare HMRC

Come minimo, i tuoi registri digitali devono includere quanto segue per ogni transazione:[1]

Per reddito (vendite)

  • Data della transazione
  • Importo ricevuto
  • Categoria di reddito (ad esempio vendite, servizi, reddito da locazione)

Per le spese (acquisti)

  • Data della transazione
  • Importo pagato
  • Categoria di spesa (ad esempio spese d'ufficio, viaggi, scorte)

Non è necessario archiviare digitalmente le singole ricevute. HMRC richiede di conservare i documenti originali (ricevute, fatture) per i propri archivi, ma questi possono essere cartacei o digitali. Ciò che deve essere digitale è il record riassuntivo delle tue entrate e uscite che utilizzi per le comunicazioni trimestrali.[5]

Utilizzo di fogli di calcolo

I fogli di calcolo sono perfettamente adatti per la tenuta dei registri digitali MTD . Molti imprenditori individuali e proprietari immobiliari tengono già traccia di entrate e uscite in Excel o Google Sheets .[2]

Tuttavia, c'è un requisito importante: non è possibile inviare la dichiarazione direttamente HMRC da un foglio di calcolo. È necessario utilizzare software compatibile per convertire i dati del tuo foglio di calcolo nel formato richiesto HMRC e inviarli elettronicamente.[3]

GoFile e fogli di calcolo: GoFile accetta caricamenti in formato CSV, così puoi conservare i tuoi record in un foglio di calcolo e importarli in GoFile per l'invio. Provalo gratis.

Se si utilizza più di un software (ad esempio un foglio di calcolo per la tenuta dei registri e un software separato per l'invio), deve esserci un collegamento digitale tra di loro.[1]

Un collegamento digitale significa che i dati vengono trasferiti elettronicamente, non riscritti manualmente. I collegamenti digitali accettabili includono:

  • Importazione/esportazione di file CSV o Excel
  • Copia e incolla tra le applicazioni
  • Connessioni API tra software
  • Celle collegate nei fogli di calcolo

Cosa è non un collegamento digitale: stampare i dati da un sistema e inserirli manualmente in un altro.

Scelta del software compatibile

Il tuo software deve essere riconosciuto HMRC per MTD ai fini dell'imposta sul reddito. Software MTD per la dichiarazione dei redditi di GoFile è una delle opzioni. Puoi consultare l'elenco completo su GOV.UK.[3]

Il software compatibile deve essere in grado di:

  • Conserva i registri digitali delle entrate e delle uscite
  • Inviare aggiornamenti trimestrali HMRC
  • Presentare la dichiarazione finale a fine anno
  • Ricevere informazioni HMRC (ad esempio calcoli delle tasse)

Errori comuni nella tenuta dei registri

Sulla base delle linee guida HMRC e delle prassi comuni, ecco gli errori più frequenti da evitare:

  • Combinazione di transazioni personali e aziendali — tenere un conto bancario separato o contrassegnare chiaramente le transazioni commerciali
  • Non categorizzare le spese — HMRC richiede che le spese siano categorizzate (non solo un singolo totale)
  • Reinserimento manuale tra i sistemi — infrange il requisito del collegamento digitale
  • Lasciare i record fino alla fine dell'anno — secondo MTD è necessario effettuare l'aggiornamento trimestrale, quindi è essenziale tenere sotto controllo i record
  • Non conservare i documenti originali — anche se il registrazioni sono digitali, è comunque necessario conservare ricevute e fatture per almeno 5 anni[4]

Per quanto tempo conservare i registri

È necessario conservare i propri dati per almeno:[2]

  • 5 anni dopo la scadenza del termine di presentazione del 31 gennaio dell'anno fiscale di riferimento
  • Più a lungo se HMRC apre un'indagine sulla tua dichiarazione

Ad esempio, i registri relativi all'anno fiscale 2026/27 (scadenza 31 gennaio 2028) devono essere conservati almeno fino al 31 gennaio 2033.

Iniziare

Se si parte da zero, l'approccio più semplice è:

  1. Apri un conto bancario aziendale separato (oppure contrassegna chiaramente le transazioni commerciali nel tuo account personale)
  2. Scarica i tuoi estratti conto bancari come file CSV ogni trimestre
  3. Categorizza entrate e uscite in un foglio di calcolo
  4. Importa in Software riconosciuto HMRC Piace GoFile per la presentazione

Domande frequenti

Quali documenti digitali devo conservare per MTD ?

Per ogni transazione, è necessario registrare digitalmente la data, l'importo e la categoria (ad esempio, vendite, servizi, spese d'ufficio o viaggi). È necessario tenere registri separati per entrate e uscite.

Posso usare i fogli di calcolo per Making Tax Digital?

Sì. Fogli di calcolo come Excel o Google Sheets sono perfettamente accettabili per la conservazione dei dati digitali MTD . Tuttavia, è necessario utilizzare un software compatibile (come GoFile ) per inviare i dati HMRC e deve esserci un collegamento digitale tra il foglio di calcolo e il software di invio.

Devo conservare le ricevute in formato digitale per MTD ?

No. HMRC richiede che i registri riepilogativi di entrate e uscite siano digitali, ma i documenti originali come ricevute e fatture possono essere conservati su carta. È comunque necessario conservarli per almeno 5 anni dopo la scadenza del 31 gennaio.

Qual è il requisito del collegamento digitale?

Se si utilizza più di un software, i dati devono essere trasferiti elettronicamente tra di essi, non riscritti manualmente. I collegamenti digitali accettabili includono l'importazione/esportazione CSV, il copia e incolla, le connessioni API e le celle di fogli di calcolo collegate.

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Fonti

  1. Utilizzare Making Tax Digital per l'imposta sul reddito: creare registri digitali — GOV.UK
  2. Rendere digitale la tassazione per l'imposta sul reddito — GOV.UK
  3. Scegli il software giusto per rendere digitale la tua dichiarazione dei redditi — GOV.UK
  4. Spese se sei un lavoratore autonomo — GOV.UK
  5. Panoramica di Making Tax Digital — GOV.UK

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