What must a VAT invoice include?

A full VAT invoice must include a unique invoice number, your business name and VAT number, the date of issue, the customer’s name and address, a description of goods or services, unit prices, VAT rates, and the total amounts excluding and including VAT.

When can I use a simplified VAT invoice?

You can issue a simplified VAT invoice for sales of £250 or less including VAT. It requires fewer details — just your name, address, VAT number, date, description, total including VAT, and the VAT rate.

Do I have to issue a VAT invoice for every sale?

You must issue a VAT invoice within 30 days when you supply goods or services to another VAT-registered business. You do not need to issue one for exempt supplies or to non-VAT-registered customers.

Can I issue electronic VAT invoices?

Yes. Electronic invoices such as PDFs, emails, or invoices generated by accounting software are fully acceptable, provided they contain the same information as paper invoices and can be accessed by HMRC.

Mehrwertsteuerrechnungen

Eine gültige Mehrwertsteuerrechnung ist unerlässlich für den Vorsteuerabzug. Hier erfahren Sie, welche Angaben auf einer solchen Rechnung enthalten sein müssen, die vereinfachten Rechnungsregeln und häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Durch die #GoFile Team Letzte Aktualisierung: März 2026

Wichtigste Fakten

Du muss Sie müssen eine Mehrwertsteuerrechnung ausstellen, wenn Sie an ein anderes umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen verkaufen.
Eine vollständige Mehrwertsteuerrechnung enthält bestimmte, von HMRC festgelegte Pflichtfelder.
A vereinfachte Rechnung kann für Verkäufe unter 250 £ (einschließlich MwSt.) verwendet werden.
Ohne eine gültige Mehrwertsteuerrechnung kann Ihr Kunde die Mehrwertsteuer nicht zurückfordern.

Wann muss eine Mehrwertsteuerrechnung ausgestellt werden?

Sie müssen innerhalb von 30 Tage zum Zeitpunkt der Lieferung (oder zum Zeitpunkt der Zahlung, falls dieser früher liegt), wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an ein anderes umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen liefern.^[1]

Sie müssen keine Mehrwertsteuerrechnung für steuerbefreite Lieferungen oder an Kunden ausstellen, die nicht mehrwertsteuerpflichtig sind (Sie können dies aber tun, wenn Sie möchten).

Was muss eine vollständige Mehrwertsteuerrechnung enthalten?

Eine vollständige Mehrwertsteuerrechnung muss Folgendes enthalten:^[1]

Eine eindeutige Rechnungsnummer (fortlaufend)
Ihr Firmenname und Ihre Adresse
Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausgabedatum
Der Steuerpunkt (Lieferdatum), falls abweichend vom Rechnungsdatum
Name und Adresse des Kunden
Eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
Die Menge jedes Artikels
Der Stückpreis (ohne MwSt.)
Der Mehrwertsteuersatz für jeden Artikel
Der Gesamtbetrag ohne Mehrwertsteuer
Der Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer
Der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer
Jeglicher angebotener Rabatt

Vereinfachte Mehrwertsteuerrechnungen

Für Verkäufe bis zu 250 £ (einschließlich Mehrwertsteuer) können Sie eine vereinfachte Rechnung das nur noch benötigt wird:^[1]

Ihr Name und Ihre Adresse
Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Lieferdatum
Eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
Der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer
Der/Die anwendbare(n) Mehrwertsteuersatz(e)

Tipp: Einzelhändler stellen häufig vereinfachte Rechnungen aus (z. B. Kassenbons mit Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und des Umsatzsteuersatzes). Diese berechtigen zum Vorsteuerabzug bei kleineren Einkäufen.

Geänderte Mehrwertsteuerrechnungen

Bei Verkäufen über 250 £, geänderte Rechnung Kann für Einzelhandelstransaktionen verwendet werden. Enthält die gleichen Informationen wie eine vollständige Rechnung, weist jedoch Preise inklusive Mehrwertsteuer anstelle separater Mehrwertsteuerbeträge aus.

Elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen (PDFs, E-Mails, Rechnungssoftware) sind vollumfänglich zulässig. Sie müssen dieselben Informationen wie Papierrechnungen enthalten und so gespeichert werden, dass HMRC darauf zugreifen kann.^[3]

Mehrwertsteuergutschriften

Wenn Sie den Betrag einer vorherigen Rechnung reduzieren müssen (z. B. wegen einer Rückgabe oder eines Rabatts), stellen Sie eine GutschriftSie muss die Originalrechnung enthalten und die Mehrwertsteueranpassung ausweisen.

Häufige Fehler

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer fehlt (Ihr Kunde kann keine Rückerstattung beantragen).
Falscher Mehrwertsteuersatz angewendet
Keine Rechnungsnummer oder doppelte Rechnungsnummern
Die Ausstellung einer Mehrwertsteuerrechnung ohne Mehrwertsteuerregistrierung ist illegal.

Häufig gestellte Fragen

Was muss eine Mehrwertsteuerrechnung enthalten?

Eine vollständige Mehrwertsteuerrechnung muss eine eindeutige Rechnungsnummer, Ihren Firmennamen und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, den Namen und die Adresse des Kunden, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, Einzelpreise, Mehrwertsteuersätze sowie die Gesamtbeträge mit und ohne Mehrwertsteuer enthalten.

Wann kann ich eine vereinfachte Mehrwertsteuerrechnung verwenden?

Für Verkäufe bis zu 250 £ inklusive Mehrwertsteuer können Sie eine vereinfachte Mehrwertsteuerrechnung ausstellen. Diese benötigt weniger Angaben – lediglich Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Datum, die Beschreibung, den Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer und den Mehrwertsteuersatz.

Muss ich für jeden Verkauf eine Mehrwertsteuerrechnung ausstellen?

Sie müssen innerhalb von 30 Tagen eine Mehrwertsteuerrechnung ausstellen, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an ein anderes mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen liefern. Für steuerbefreite Lieferungen oder an nicht mehrwertsteuerpflichtige Kunden ist keine Rechnung erforderlich.

Kann ich elektronische Mehrwertsteuerrechnungen ausstellen?

Ja. Elektronische Rechnungen wie PDFs, E-Mails oder Rechnungen, die von Buchhaltungssoftware generiert werden, sind vollumfänglich zulässig, sofern sie die gleichen Informationen wie Papierrechnungen enthalten und von HMRC abgerufen werden können.

Weiterführende Literatur

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Quellen

Mehrwertsteuerrechnungen — GOV.UK
Mehrwertsteuerleitfaden (Mehrwertsteuerhinweis 700) — GOV.UK
Aufzeichnungspflichten (USt-Hinweis 700/21) — GOV.UK