How long must I keep VAT records?

You must keep VAT records for at least 6 years. This includes all sales and purchase invoices, credit notes, import and export records, and your VAT account summary.

Do I need to keep digital VAT records under MTD?

Yes. Under Making Tax Digital, you must keep digital records of all transactions using MTD-compatible software, with digital links between your records and your VAT Return submission.

What is a VAT account?

A VAT account is a summary showing output VAT charged on sales, input VAT on purchases, any corrections or adjustments, and the net VAT payable or reclaimable for each VAT return period.

What are the penalties for poor VAT record-keeping?

HMRC can issue penalties of up to £3,000 for each instance of deliberate non-compliance, estimate your VAT liability, or refuse input VAT claims where supporting invoices are missing.

Umsatzsteueraufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen

HMRC verpflichtet umsatzsteuerpflichtige Unternehmen zur Führung bestimmter Aufzeichnungen. Hier erfahren Sie, welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen, wie lange und wie die digitale Datenspeicherung im Rahmen von MTD funktioniert.

Durch die #GoFile Team Letzte Aktualisierung: März 2026

Wichtigste Fakten

Sie müssen Ihre Umsatzsteuerunterlagen mindestens für folgende Zeit aufbewahren: 6 Jahre.
Im Rahmen von MTD müssen Aufzeichnungen geführt werden. digital unter Verwendung kompatibler Software.
Die Aufzeichnungen müssen alle Verkäufe und Einkäufe sowie die berechnete und zurückgeforderte Mehrwertsteuer enthalten.
HMRC kann bei unzureichender Buchführung Strafen verhängen.

Umsatzsteuerunterlagen, die jedes Unternehmen führen muss

Als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen müssen Sie Aufzeichnungen über Folgendes führen:^[1]

Alle Verkäufe und Einkäufe (das „Umsatzsteuerkonto“)
Eine Zusammenfassung der Mehrwertsteuer für jeden Steuerzeitraum
Alle ausgestellten und empfangenen Mehrwertsteuerrechnungen
Alle Gut- und Lastschriften
Import- und Exportaufzeichnungen
Aufzeichnungen über gekaufte oder verkaufte Artikel, für die keine Mehrwertsteuerrechnung erforderlich ist
Aufzeichnungen über Waren, die verschenkt oder für persönliche Zwecke verwendet wurden

Das Mehrwertsteuerkonto

Ihr Umsatzsteuerkonto ist eine Übersicht, die für jeden Abrechnungszeitraum Folgendes ausweist:^[3]

Die Umsatzsteuer wird auf Verkäufe erhoben
Umsatzsteuer auf Erwerbungen
Vorsteuer auf Einkäufe
Etwaige Korrekturen oder Anpassungen
Die zu zahlende oder erstattungsfähige Netto-Mehrwertsteuer

Wie lange müssen Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Sie müssen Ihre Umsatzsteuerunterlagen mindestens für folgende Zeit aufbewahren: 6 JahreWenn Sie die Margin SchemeMöglicherweise müssen Sie die Aufzeichnungen länger aufbewahren.^[1]

Digitale Datenerfassung im Rahmen von MTD

Im Rahmen der Initiative „Making Tax Digital“ müssen Sie Folgendes beachten:^[2]

Halten digitale Aufzeichnungen aller Transaktionen, MTD -kompatible Software verwenden
Halten Sie die digitalen Verbindungen zwischen Ihren Aufzeichnungen und Ihrer Umsatzsteuererklärung aufrecht.
Speichern Sie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer digital.
Nehmen Sie die Lieferzeit, Wert (netto nach MwSt.) und MwSt.-Satz für jede Transaktion

Digitale Verbindungen: Sie können Tabellenkalkulationen zur Datenerfassung verwenden, die Daten müssen jedoch digital und ohne manuelle Eingabe in Ihre Ablagesoftware übertragen werden. Kopieren und Einfügen gilt als digitale Verknüpfung; das Abtippen von Zahlen hingegen nicht.

Strafen für mangelhafte Buchführung

Wenn HMRC bei einer Prüfung feststellt, dass Ihre Unterlagen unzureichend sind, kann sie Folgendes tun:

Ausgabe a Strafe (bis zu 3.000 £ für jeden Fall vorsätzlicher Nichtbeachtung)
Schätzen Sie Ihre Umsatzsteuerschuld anhand der verfügbaren Informationen.
Vorsteuerabzüge werden abgelehnt, wenn die entsprechenden Rechnungen fehlen.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange muss ich meine Umsatzsteuerunterlagen aufbewahren?

Sie müssen Ihre Umsatzsteuerunterlagen mindestens 6 Jahre lang aufbewahren. Dazu gehören alle Verkaufs- und Einkaufsrechnungen, Gutschriften, Import- und Exportbelege sowie Ihre Umsatzsteuerkontoübersicht.

Muss ich im Rahmen von MTD digitale Umsatzsteueraufzeichnungen führen?

Ja. Gemäß „Making Tax Digital“ müssen Sie digitale Aufzeichnungen aller Transaktionen mithilfe von MTD -kompatibler Software führen und digitale Verbindungen zwischen Ihren Aufzeichnungen und Ihrer Umsatzsteuererklärung herstellen.

Was ist ein Umsatzsteuerkonto?

Ein Umsatzsteuerkonto ist eine Zusammenfassung, die die auf Verkäufe erhobene Umsatzsteuer, die auf Einkäufe erhobene Vorsteuer, etwaige Korrekturen oder Anpassungen sowie die für jeden Umsatzsteuererklärungszeitraum zu zahlende oder zurückzufordernde Nettoumsatzsteuer ausweist.

Welche Strafen drohen bei mangelhafter Mehrwertsteuerbuchhaltung?

HMRC kann bei vorsätzlicher Nichteinhaltung Strafen von bis zu 3.000 £ pro Fall verhängen, Ihre Mehrwertsteuerschuld schätzen oder Vorsteuerabzüge ablehnen, wenn entsprechende Rechnungen fehlen.

Weiterführende Literatur

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Quellen

Aufzeichnungspflichten (USt-Hinweis 700/21) — GOV.UK
Digitalisierung der Mehrwertsteuer — GOV.UK
Umsatzsteueraufzeichnungen — GOV.UK