Jak prowadzić cyfrowe zapisy na potrzeby podatku dochodowego MTD

Co uznaje się za zapisy cyfrowe w rozumieniu ustawy Making Tax Digital, minimalne wymagania HMRC , korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych z oprogramowaniem pomostowym i typowe błędy, których należy unikać.

Przez #GoFile zespół

#GoFile — Uznane HMRC , możesz wypróbować za darmo.

Wypróbuj za darmo →

Jakie dokumenty są potrzebne do MTD

Zgodnie z MTD dotyczącą podatku dochodowego musisz przechowywać dokumentację swojej firmy cyfrowoOznacza to, że Twoje dane dotyczące dochodów i wydatków muszą być przechowywane w formie elektronicznej, a nie papierowej.[1]

Zapisy cyfrowe można przechowywać w:

  • Oprogramowanie księgowe (np. GoFile , Xero, QuickBooks )
  • Arkusze kalkulacyjne (np. Excel , Google Sheets ) — z kompatybilnym oprogramowaniem pomostowym do przesyłania do HMRC
  • Połączenie oprogramowania i arkuszy kalkulacyjnych, pod warunkiem, że są one cyfrowo połączone

Czego wymaga od Ciebie HMRC

Twoje cyfrowe zapisy muszą zawierać co najmniej następujące informacje dla każdej transakcji:[1]

Dochód (sprzedaż)

  • Data transakcji
  • Otrzymana kwota
  • Kategoria dochodu (np. sprzedaż, usługi, dochód z wynajmu)

Na wydatki (zakupy)

  • Data transakcji
  • Zapłacona kwota
  • Kategoria wydatków (np. koszty biurowe, podróże, zapasy)

Nie musisz przechowywać poszczególnych paragonów w formie cyfrowej. HMRC wymaga przechowywania dokumentów źródłowych (paragonów, faktur) dla celów ewidencyjnych, ale mogą one być papierowe lub cyfrowe. Cyfrowa musi być rekord podsumowujący Twoich dochodów i wydatków, które wykorzystujesz do rozliczeń kwartalnych.[5]

Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych

Arkusze kalkulacyjne są w pełni akceptowalne do prowadzenia cyfrowych rejestrów MTD . Wielu przedsiębiorców indywidualnych i właścicieli nieruchomości śledzi już dochody i wydatki w Excel lub Google Sheets .[2]

Istnieje jednak jeden ważny wymóg: nie można przesyłać danych bezpośrednio do HMRC z arkusza kalkulacyjnego. Należy użyć kompatybilne oprogramowanie aby przekonwertować dane z arkusza kalkulacyjnego do formatu wymaganego przez HMRC i przesłać je drogą elektroniczną.[3]

GoFile i arkusze kalkulacyjne: GoFile akceptuje przesyłanie plików CSV, dzięki czemu możesz przechowywać swoje dane w arkuszu kalkulacyjnym i importować je do GoFile w celu przesłania. Wypróbuj za darmo.

Jeżeli używasz więcej niż jednego oprogramowania (np. arkusza kalkulacyjnego do prowadzenia dokumentacji i osobnego oprogramowania do przesyłania), musi istnieć łącze cyfrowe między nimi.[1]

Łącze cyfrowe oznacza, że dane są przesyłane elektronicznie, a nie ręcznie. Dopuszczalne łącza cyfrowe obejmują:

  • Import/eksport pliku CSV lub Excel
  • Kopiuj i wklejaj między aplikacjami
  • Połączenia API między oprogramowaniem
  • Połączone komórki w arkuszach kalkulacyjnych

Co to jest nie łącze cyfrowe: drukowanie danych z jednego systemu i ręczne przepisywanie ich do innego.

Wybór kompatybilnego oprogramowania

Twoje oprogramowanie musi być uznane HMRC za MTD w zakresie podatku dochodowego — Oprogramowanie do rozliczania podatku dochodowego MTD firmy GoFile To jedna z opcji. Pełną listę znajdziesz na stronie GOV.UK.[3]

Zgodne oprogramowanie musi być w stanie:

  • Przechowuj cyfrowe zapisy dochodów i wydatków
  • Prześlij kwartalne aktualizacje do HMRC
  • Złóż deklarację końcową na koniec roku
  • Otrzymywanie informacji z HMRC (np. obliczeń podatkowych)

Typowe błędy w prowadzeniu dokumentacji

Oto najczęstsze błędy, których należy unikać, na podstawie wytycznych HMRC i powszechnie stosowanej praktyki:

  • Mieszanie transakcji osobistych i biznesowych — prowadź oddzielne konto bankowe lub wyraźnie oznaczaj transakcje biznesowe
  • Nie kategoryzowanie wydatków — HMRC wymaga, aby wydatki były kategoryzowane (a nie tylko pojedyncza kwota)
  • Ręczne ponowne wejście między systemami — przerywa wymóg łącza cyfrowego
  • Pozostawienie dokumentacji do końca roku — zgodnie z MTD musisz aktualizować dane kwartalnie, dlatego ważne jest, aby być na bieżąco z zapisami
  • Nieprzechowywanie dokumentów źródłowych — mimo że dokumentacja są cyfrowe, nadal musisz przechowywać paragony i faktury przez co najmniej 5 lat[4]

Jak długo przechowywać dokumentację

Musisz przechowywać swoją dokumentację przez co najmniej:[2]

  • 5 lat po upływie terminu składania zeznań podatkowych przypadającego na 31 stycznia danego roku podatkowego
  • Dłużej, jeśli HMRC rozpocznie dochodzenie w sprawie Twojego zeznania podatkowego

Na przykład dokumenty za rok podatkowy 2026/27 (termin końcowy 31 stycznia 2028 r.) należy przechowywać co najmniej do 31 stycznia 2033 r.

Rozpoczęcie pracy

Jeśli zaczynasz od zera, najprostsze podejście jest następujące:

  1. Otwórz oddzielne konto bankowe dla firmy (lub wyraźnie oznacz transakcje biznesowe na swoim koncie osobistym)
  2. Pobierz swoje wyciągi bankowe jako Pliki CSV co kwartał
  3. Klasyfikuj dochody i wydatki w arkuszu kalkulacyjnym
  4. Importuj do Oprogramowanie uznane przez HMRC tak jak GoFile do złożenia

Często zadawane pytania

Jakie cyfrowe zapisy muszę zachować na potrzeby MTD ?

Dla każdej transakcji należy cyfrowo rejestrować datę, kwotę i kategorię (np. sprzedaż, usługi, koszty biurowe lub podróże). Potrzebne są osobne rejestry przychodów i wydatków.

Czy mogę używać arkuszy kalkulacyjnych w programie Making Tax Digital?

Tak. Arkusze kalkulacyjne, takie jak Excel czy Google Sheets są całkowicie dopuszczalne do przechowywania cyfrowych danych MTD . Należy jednak używać kompatybilnego oprogramowania (takiego jak GoFile ) do przesyłania danych do HMRC , a także musi istnieć cyfrowe połączenie między arkuszem kalkulacyjnym a oprogramowaniem do przesyłania danych.

Czy muszę przechowywać paragony w formie cyfrowej na potrzeby MTD ?

Nie. HMRC wymaga, aby Twoje zestawienia dochodów i wydatków były cyfrowe, ale dokumenty źródłowe, takie jak paragony i faktury, można przechowywać w wersji papierowej. Nadal musisz je przechowywać przez co najmniej 5 lat po upływie terminu składania zeznań, czyli 31 stycznia.

Jakie są wymagania dotyczące łącza cyfrowego?

Jeśli korzystasz z więcej niż jednego oprogramowania, dane muszą być przesyłane między nimi elektronicznie — a nie ręcznie. Dopuszczalne łącza cyfrowe obejmują import/eksport pliku CSV, kopiowanie i wklejanie, połączenia API oraz powiązane komórki arkusza kalkulacyjnego.

Dalsza lektura

Szukasz prostego Oprogramowanie MTD do podatku dochodowego?

# GoFile to aplikacja uznawana przez HMRC i ciesząca się zaufaniem ponad 50 000 brytyjskich firm. Konfiguracja zajmuje kilka minut, składaj zeznania bez obaw.

Zacznij za darmo

Nie jest wymagana karta kredytowa · Anuluj w dowolnym momencie

Źródła

  1. Wykorzystaj Making Tax Digital do rozliczeń podatkowych: twórz cyfrowe rejestry — GOV.UK
  2. Tworzenie cyfrowych podatków dochodowych — GOV.UK
  3. Wybierz odpowiednie oprogramowanie do tworzenia cyfrowych rozliczeń podatkowych — GOV.UK
  4. Wydatki, jeśli jesteś osobą samozatrudnioną — GOV.UK
  5. Przegląd tworzenia cyfrowych podatków — GOV.UK

Gotowy do złożenia?

Rozpocznij składanie Podatek dochodowy powraca dzisiaj

# GoFile to oprogramowanie zatwierdzone przez HMRC , z którego korzysta ponad 50 000 brytyjskich firm. Konfiguracja zajmuje kilka minut — nie wymaga wiedzy z zakresu księgowości.

Zacznij za darmo →

Nie jest wymagana karta kredytowa · Anuluj w dowolnym momencie

Masz pytanie?

Nasz zespół w Wielkiej Brytanii pomógł tysiącom firm w rozliczeniu podatku dochodowego. Chętnie pomożemy.

Skontaktuj się z naszym zespołem