Comment conserver des documents numériques pour l'impôt sur le revenu MTD

Qu’est-ce qui est considéré comme un document numérique dans le cadre du programme « Making Tax Digital » ? Quelles sont les exigences minimales du HMRC en matière de feuilles de calcul avec un logiciel de passerelle ? Quelles sont les erreurs courantes à éviter ?

Par le #GoFile équipe

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Quels documents sont nécessaires pour MTD

Dans le cadre du MTD pour l'impôt sur le revenu, vous devez conserver vos registres d'entreprise. numériquementCela signifie que vos relevés de revenus et de dépenses doivent être conservés sous forme électronique, et non sur papier.[1]

Les documents numériques peuvent être conservés dans :

  • Logiciel de comptabilité (par exemple GoFile , Xero, QuickBooks )
  • Tableurs (par exemple, Excel , Google Sheets ) — avec un logiciel de passerelle compatible pour soumettre les documents à HMRC
  • Une combinaison des logiciels et des tableurs, pourvu qu'ils soient liés numériquement.

Ce que HMRC exige que vous enregistriez

Vos enregistrements numériques doivent au minimum inclure les éléments suivants pour chaque transaction :[1]

Pour les revenus (ventes)

  • Date de la transaction
  • Montant reçu
  • Catégorie de revenus (par exemple, ventes, services, revenus locatifs)

Pour les dépenses (achats)

  • Date de la transaction
  • Montant payé
  • Catégorie de dépenses (ex. frais de bureau, déplacements, stocks)

Vous n'avez pas besoin de conserver chaque reçu individuellement au format numérique. HMRC exige que vous conserviez les pièces justificatives (reçus, factures) pour vos archives, qu'elles soient au format papier ou numérique. Seules les factures doivent être au format numérique. résumé des données de vos revenus et dépenses que vous utilisez pour vos déclarations trimestrielles.[5]

Utilisation des tableurs

Les tableurs sont parfaitement adaptés à la tenue des registres numériques MTD . De nombreux travailleurs indépendants et propriétaires utilisent déjà Excel ou Google Sheets pour suivre leurs revenus et leurs dépenses.[2]

Cependant, une condition importante s'applique : vous ne pouvez pas soumettre directement vos données à HMRC à partir d'une feuille de calcul. Vous devez utiliser un formulaire. logiciel compatible convertir les données de votre feuille de calcul au format requis par HMRC et les soumettre par voie électronique.[3]

GoFile et les tableurs : GoFile accepte les importations au format CSV, vous pouvez donc conserver vos données dans une feuille de calcul et les importer dans GoFile pour les soumettre. Essayez-le gratuitement.

Si vous utilisez plusieurs logiciels (par exemple, un tableur pour la tenue des registres et un autre logiciel pour la soumission), il doit y avoir un lien numérique entre eux.[1]

Une liaison numérique signifie que les données sont transférées électroniquement, et non saisies manuellement. Les liaisons numériques acceptables comprennent :

  • Import/export de fichiers CSV ou Excel
  • Copier et coller entre applications
  • Connexions API entre logiciels
  • Cellules liées dans les feuilles de calcul

Qu'est-ce que pas une liaison numérique : imprimer des chiffres à partir d’un système et les saisir manuellement dans un autre.

Choisir un logiciel compatible

Votre logiciel doit être agréé HMRC pour la déclaration en ligne des revenus MTD . Vous trouverez la liste complète sur GOV.UK.[3]

Le logiciel compatible doit être capable de :

  • Conservez les enregistrements numériques des revenus et des dépenses
  • Soumettez des mises à jour trimestrielles au HMRC
  • Soumettez la déclaration finale à la fin de l'année.
  • Recevoir des informations de HMRC (par exemple, les calculs d'impôt)

Erreurs courantes en matière de tenue de registres

Conformément aux directives et aux pratiques courantes HMRC , voici les erreurs les plus fréquentes à éviter :

  • Mélanger transactions personnelles et professionnelles — Conservez un compte bancaire séparé ou indiquez clairement les transactions commerciales
  • Ne pas catégoriser les dépenses — HMRC exige que les dépenses soient catégorisées (et non pas un total unique).
  • Saisie manuelle entre les systèmes — enfreint l'exigence de liaison numérique
  • Les archives seront publiées en fin d'année. — Avec MTD , vous devez effectuer une mise à jour trimestrielle ; il est donc essentiel de tenir vos registres à jour.
  • Ne pas conserver les documents sources — même si le archives Même si vos documents sont numériques, vous devez conserver les reçus et les factures pendant au moins 5 ans.[4]

Combien de temps conserver les archives

Vous devez conserver vos documents pendant au moins :[2]

  • 5 ans après la date limite de dépôt du 31 janvier de l'année fiscale concernée
  • Le délai sera plus long si HMRC ouvre une enquête sur votre déclaration.

Par exemple, les documents relatifs à l’année fiscale 2026/27 (date limite le 31 janvier 2028) doivent être conservés au moins jusqu’au 31 janvier 2033.

Commencer

Si vous partez de zéro, l'approche la plus simple est :

  1. Ouvrir un compte bancaire professionnel séparé (ou bien identifier clairement les transactions commerciales dans votre compte personnel)
  2. Téléchargez vos relevés bancaires comme fichiers CSV chaque trimestre
  3. Categorisez les revenus et les dépenses dans une feuille de calcul
  4. Importer dans Logiciel reconnu HMRC comme GoFile pour soumission

Foire aux questions

Quels documents numériques dois-je conserver pour MTD ?

Pour chaque transaction, vous devez enregistrer numériquement la date, le montant et la catégorie (ventes, services, frais de bureau, frais de déplacement, etc.). Vous devez tenir des registres distincts pour les recettes et les dépenses.

Puis-je utiliser des tableurs pour la déclaration fiscale en ligne ?

Oui. Les tableurs comme Excel ou Google Sheets sont parfaitement acceptables pour la tenue des registres numériques MTD . Toutefois, vous devez utiliser un logiciel compatible (tel que GoFile ) pour transmettre les données à l'administration fiscale HMRC , et une liaison numérique doit exister entre votre tableur et le logiciel de transmission.

Dois-je conserver mes reçus au format numérique pour MTD ?

Non. HMRC exige que vos relevés récapitulatifs de revenus et de dépenses soient numériques, mais les pièces justificatives telles que les reçus et les factures peuvent être conservées sur support papier. Vous devez néanmoins les conserver pendant au moins 5 ans après la date limite de déclaration, le 31 janvier.

Quelles sont les exigences en matière de liaison numérique ?

Si vous utilisez plusieurs logiciels, les données doivent être transférées électroniquement entre eux, et non saisies manuellement. Les liaisons numériques acceptables incluent l'import/export de fichiers CSV, le copier-coller, les connexions API et les cellules de tableur liées.

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Sources

  1. Utilisez le système de déclaration fiscale numérique pour l'impôt sur le revenu : créez des enregistrements numériques — GOV.UK
  2. Numérisation des déclarations de revenus — GOV.UK
  3. Choisissez le logiciel adapté à la déclaration fiscale numérique pour l'impôt sur le revenu. — GOV.UK
  4. Dépenses si vous êtes travailleur indépendant — GOV.UK
  5. Aperçu de la numérisation des déclarations fiscales — GOV.UK

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