如何保存MTD所得税的电子记录

MTD需要哪些记录

根据所得税数字化MTD规定，您必须保留您的业务记录。 数字这意味着您的收入和支出记录必须以电子形式保存，而不能以纸质形式保存。^[1]

数字记录可以保存在：

• 会计软件 （例如GoFile 、Xero、 QuickBooks ）
• 电子表格 （例如Excel 、 Google Sheets ）——需使用兼容的桥接软件向HMRC提交数据。
• 组合 软件和电子表格，只要它们以数字方式链接在一起即可。

HMRC要求您记录哪些内容

您的电子记录至少应包含每笔交易的以下内容：^[1]

收入（销售额）

• 交易日期
• 收到的金额
• 收入类别（例如销售收入、服务收入、租金收入）

支出（采购）

• 交易日期
• 已付金额
• 费用类别（例如办公费用、差旅费、库存）

使用电子表格

使用电子表格来保存MTD数字记录完全没问题。许多个体经营者和房东已经在使用Excel或Google Sheets来跟踪收入和支出。^[2]

但是，有一项重要要求：您不能直接从电子表格向HMRC提交申请。您必须使用…… 兼容软件 将您的电子表格数据转换为HMRC要求的格式，并以电子方式提交。^[3]

数字链路要求

如果您使用多个软件（例如，使用电子表格进行记录，使用单独的软件进行提交），则必须有一个 数字链接 他们之间。^[1]

数字链接是指数据以电子方式传输，而不是手动重新输入。可接受的数字链接包括：

• CSV 或Excel文件导入/导出
• 应用程序之间的复制和粘贴
• 软件之间的 API 连接
• 电子表格中的链接单元格

什么是 不是 数字链接：将一个系统中的数据打印出来，然后手动输入到另一个系统中。

选择兼容软件

您的软件必须获得英国税务海关HMRC认可，才能用于所得税数字化MTD )。 GoFile的MTD所得税软件 这是其中一种选择。您可以在 GOV.UK 上查看完整列表。^[3]

兼容的软件必须能够：

• 存储收入和支出的电子记录
• 按季度向HMRC提交更新报告。
• 年底提交最终申报表
• 接收来自HMRC的信息（例如税款计算）

常见的记录保存错误

根据HMRC指导意见和惯例，以下是一些最常见的错误，应尽量避免：

• 个人交易与商业交易混为一谈 — 开设单独的银行账户或明确标记商业交易
• 未对费用进行分类 — HMRC要求对支出进行分类（而不仅仅是一个总额）。
• 系统间手动重新进入 — 违反了数字链接要求
• 记录留待年底保存 根据MTD ，您必须按季度更新记录，因此及时掌握记录至关重要。
• 未保留原始文件 ——即使 记录 即使使用电子文档，您仍然需要保留收据和发票至少 5 年。^[4]

记录应该保存多久

您必须至少保留记录：^[2]

• 5年 在相关纳税年度1月31日提交截止日期之后
• 如果HMRC对您的报税表展开调查，则处理时间会更长。

例如，2026/27 纳税年度（截止日期为 2028 年 1 月 31 日）的记录应至少保存至 2033 年 1 月 31 日。

入门

如果你是从零开始，最简单的方法是：

1. 打开一个 独立的商业银行账户 （或者在您的个人账户中明确标记商业交易）
2. 下载您的银行对账单 CSV 文件 每个季度
3. 在电子表格中对收入和支出进行分类
4. 导入到 HMRC认可的软件 喜欢 GoFile 提交

延伸阅读

• 如何注册MTD — 在第一季度开始前完成注册
• 允许的费用 ——需要记录哪些费用
• MTD所得税申报截止日期 何时提交您的记录