What is the difference between cash basis and accruals?

Cash basis records income when you receive payment and expenses when you pay them. Accruals records income when you earn it (invoice date) and expenses when you incur them, regardless of when money actually changes hands.

Who can use the cash basis in the UK?

You can use cash basis if your self-employment turnover is under £150,000. From 2024/25, cash basis is the default for qualifying businesses — you must actively opt out if you prefer accruals.

Can I claim loss relief on the cash basis?

Cash basis restricts loss relief. Losses can only be carried forward against future profits from the same trade. You cannot use sideways relief against other income or carry losses back. If you expect losses, accruals accounting may be more beneficial.

Can I switch between cash basis and accruals?

Yes, you can switch each tax year. However, when you switch you may need to make transitional adjustments to avoid income being taxed twice or not at all.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vs. Periodenrechnung für Selbstständige

HMRC lässt den meisten Selbstständigen die Wahl zwischen zwei Methoden zur Erfassung von Einnahmen und Ausgaben: der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der klassischen Gewinnermittlung. Hier erfahren Sie, worin die Unterschiede bestehen.

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Erläuterung der Cash-Basis-Methode

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfassen Sie Folgendes:^[1]

Einkommen wenn Sie das Geld tatsächlich erhalten
Kosten wenn Sie sie tatsächlich bezahlen

Wenn Sie im März eine Rechnung stellen, aber erst im Mai bezahlt werden, zählt das Einkommen zu dem Steuerjahr, in dem Sie die Zahlung erhalten haben, und nicht zu dem Jahr, in dem Sie die Rechnung gestellt haben.

Rückstellungen erklärt

Bei der traditionellen periodengerechten Buchführung werden folgende Daten erfasst:^[3]

Einkommen Wenn Sie es verdienen (Rechnungsdatum), unabhängig davon, wann Sie bezahlt werden.
Kosten wenn sie Ihnen entstehen, unabhängig davon, wann Sie bezahlen

Dadurch erhält man ein genaueres Bild der Geschäftsentwicklung in einem bestimmten Zeitraum, allerdings ist ein höherer Buchhaltungsaufwand erforderlich.

Direkter Vergleich

Besonderheit	Cash-Basis	Rückstellungen
Timing	Wenn sich Geld bewegt	Wenn verdient/angefallen
Einfachheit	Einfacher – entspricht den Kontoauszügen	Komplexer – Schuldner und Gläubiger
Wer kann es nutzen?	Umsatz bis zu 150.000 £	Irgendjemand
Standard	Standardregelung für die meisten Kleinunternehmen ab 2024/25	Anmeldung erforderlich
Verlustausgleich	Nur Übertragung (gleicher Handel)	Seitliche Entlastung verfügbar
Zinsabzug	Maximal 500 £	Keine Obergrenze

Wer kann die Einnahmenüberschussrechnung anwenden?

Sie können die Einnahmenüberschussrechnung anwenden, wenn Ihr Umsatz aus selbstständiger Tätigkeit unter 10 % liegt. £150,000Ab 2024/25 gilt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Standard Für qualifizierte Unternehmen gilt: Sie müssen aktiv widersprechen, wenn Sie die periodengerechte Gewinnermittlung bevorzugen.^[1]

Beschränkungen auf Cash-Basis

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hat einige Einschränkungen:^[1]

Zinsabzüge auf 500 £ pro Jahr begrenzt
Verluste Der Verlust kann nur mit künftigen Gewinnen aus demselben Gewerbe verrechnet werden – eine Anrechnung auf andere Einkünfte ist nicht möglich.
Kapitalausgaben ist begrenzt (Sie können die meisten Posten direkt geltend machen, aber keine Autos – verwenden Sie stattdessen Investitionszulagen).

Wann ist die Rückstellungsmethode besser?

Du hast bedeutender Bestand zum Jahresende und müssen die Kosten den Umsätzen zuordnen
Sie wollen Verluste mit anderen Einkünften verrechnen (seitliche Entlastung)
Du hast hohe Zinszahlungen (über 500 £/Jahr)
Ihr Unternehmen ist wächst rasant und Sie benötigen genaue Berichte für jeden einzelnen Zeitraum.

Wechsel zwischen Methoden

Sie können jedes Steuerjahr zwischen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der Gewinnermittlung wechseln. Beim Wechsel müssen Sie jedoch möglicherweise Anpassungen vornehmen. Übergangsanpassungen um zu vermeiden, dass Einkommen doppelt oder gar nicht besteuert wird.^[3]

Cash-Basis und MTD

Die Einnahmenüberschussrechnung eignet sich hervorragend für die digitale Steuererklärung. Ihre vierteljährlichen Meldungen geben lediglich die tatsächlich erhaltenen Einnahmen und die tatsächlich getätigten Ausgaben des jeweiligen Quartals an.^[4] GoFile MTD Einkommensteuersoftware Unterstützt beide Buchhaltungsmethoden.

Häufig gestellte Fragen

Worin besteht der Unterschied zwischen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der periodengerechten Gewinnermittlung?

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden Einnahmen zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs und Ausgaben zum Zeitpunkt der Zahlung erfasst. Bei der Periodenabgrenzungsrechnung werden Einnahmen zum Zeitpunkt ihres Entstehens (Rechnungsdatum) und Ausgaben zum Zeitpunkt ihres Entstehens erfasst, unabhängig vom tatsächlichen Zahlungszeitpunkt.

Wer kann in Großbritannien die Einnahmenüberschussrechnung anwenden?

Sie können die Einnahmenüberschussrechnung anwenden, wenn Ihr Umsatz aus selbstständiger Tätigkeit unter 150.000 £ liegt. Ab 2024/25 ist die Einnahmenüberschussrechnung für qualifizierte Unternehmen standardmäßig die Methode – Sie müssen aktiv widersprechen, wenn Sie die Gewinnermittlung nach dem Prinzip der periodengerechten Gewinnermittlung bevorzugen.

Kann ich einen Verlustausgleich auf Basis des Zuflusses geltend machen?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung schränkt den Verlustausgleich ein. Verluste können nur mit zukünftigen Gewinnen aus demselben Geschäftsbetrieb verrechnet werden. Eine Verrechnung mit anderen Einkünften oder ein Verlustrücktrag ist nicht möglich. Bei erwarteten Verlusten kann die periodengerechte Gewinnermittlung vorteilhafter sein.

Kann ich zwischen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der periodengerechten Gewinnermittlung wechseln?

Ja, Sie können jedes Steuerjahr wechseln. Beim Wechsel müssen Sie jedoch möglicherweise Übergangsanpassungen vornehmen, um eine Doppelbesteuerung oder eine Nichtbesteuerung des Einkommens zu vermeiden.

Weiterführende Literatur

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Quellen

Cash-Basis — GOV.UK
Kassenbasis: Überblick — GOV.UK
Wie Sie Ihren steuerpflichtigen Gewinn berechnen — GOV.UK
Geschäftsunterlagen, wenn Sie selbstständig sind — GOV.UK
Ausgaben, wenn Sie selbstständig sind — GOV.UK

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