Wie man digitale Aufzeichnungen für MTD Einkommensteuererklärung führt

Was gilt im Rahmen von „Making Tax Digital“ als digitale Aufzeichnungen? Welche Mindestanforderungen stellt HMRC ? Wie verwendet man Tabellenkalkulationen mit Brückensoftware? Welche häufigen Fehler sollten vermieden werden?

Durch die #GoFile Team

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Welche Datensätze Sie für MTD benötigen

Gemäß MTD für die Einkommensteuer müssen Sie Ihre Geschäftsunterlagen aufbewahren. digitalDas bedeutet, dass Ihre Einnahmen- und Ausgabenaufzeichnungen in elektronischer Form und nicht auf Papier gespeichert werden müssen.[1]

Digitale Aufzeichnungen können gespeichert werden in:

  • Buchhaltungssoftware (z. B. GoFile , Xero, QuickBooks )
  • Tabellenkalkulationen (z. B. Excel , Google Sheets ) – mit kompatibler Brückensoftware zur Übermittlung an HMRC
  • Eine Kombination von Software und Tabellenkalkulationen, solange sie digital verknüpft sind

Was HMRC von Ihnen verlangt (Aufzeichnungen)

Ihre digitalen Aufzeichnungen müssen mindestens Folgendes für jede Transaktion enthalten:[1]

Für Einkommen (Umsatz)

  • Datum der Transaktion
  • Erhaltener Betrag
  • Einkommenskategorie (z. B. Umsatzerlöse, Dienstleistungserlöse, Mieteinnahmen)

Für Ausgaben (Einkäufe)

  • Datum der Transaktion
  • Gezahlter Betrag
  • Kostenkategorie (z. B. Bürokosten, Reisekosten, Lagerbestand)

Sie müssen die einzelnen Belege nicht digital speichern. HMRC verlangt, dass Sie Belege (Quittungen, Rechnungen) für Ihre Unterlagen aufbewahren. Diese können in Papierform oder digital vorliegen. Digital sein müssen die folgenden Dokumente: Zusammenfassung Ihrer Einnahmen und Ausgaben, die Sie für vierteljährliche Meldungen verwenden.[5]

Verwendung von Tabellenkalkulationen

Tabellenkalkulationen sind für die digitale Führung MTD Aufzeichnungen absolut ausreichend. Viele Einzelunternehmer und Vermieter erfassen bereits Einnahmen und Ausgaben in Excel oder Google Sheets .[2]

Es gibt jedoch eine wichtige Voraussetzung: Sie können Ihre Daten nicht direkt aus einer Tabellenkalkulation an HMRC übermitteln. Sie müssen eine andere Methode verwenden. kompatible Software Ihre Tabellendaten in das HMRC geforderte Format zu konvertieren und elektronisch einzureichen.[3]

GoFile und Tabellenkalkulationen: GoFile akzeptiert CSV-Uploads, sodass Sie Ihre Datensätze in einer Tabellenkalkulation verwalten und diese zur Übermittlung in GoFile importieren können. Kostenlos testen.

Wenn Sie mehr als eine Software verwenden (z. B. eine Tabellenkalkulation zur Datenerfassung und eine separate Software für die Einreichung), muss ein digitale Verbindung zwischen ihnen.[1]

Ein digitaler Link bedeutet, dass Daten elektronisch übertragen werden – und nicht manuell abgetippt werden. Akzeptable digitale Links sind beispielsweise:

  • CSV- oder Excel -Dateiimport/-export
  • Kopieren und Einfügen zwischen Anwendungen
  • API-Verbindungen zwischen Software
  • Verknüpfte Zellen in Tabellenkalkulationen

Was ist nicht Eine digitale Verbindung: Zahlen aus einem System ausdrucken und manuell in ein anderes eingeben.

Auswahl kompatibler Software

Ihre Software muss von HMRC für MTD im Bereich Einkommensteuer anerkannt sein. GoFile MTD Einkommensteuersoftware ist eine Möglichkeit. Die vollständige Liste finden Sie auf GOV.UK.[3]

Kompatible Software muss Folgendes können:

  • Digitale Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben speichern
  • Vierteljährliche Aktualisierungen an HMRC übermitteln
  • Reichen Sie die endgültige Erklärung zum Jahresende ein.
  • Informationen von HMRC ) erhalten (z. B. Steuerberechnungen)

Häufige Fehler bei der Datenerfassung

Basierend auf den Richtlinien HMRC und der gängigen Praxis sind hier die häufigsten Fehler aufgeführt, die es zu vermeiden gilt:

  • Vermischung von privaten und geschäftlichen Transaktionen — Führen Sie ein separates Bankkonto oder kennzeichnen Sie Geschäftstransaktionen deutlich
  • Ausgaben nicht kategorisieren — HMRC verlangt, dass die Ausgaben kategorisiert werden (und nicht nur als Gesamtbetrag angegeben werden).
  • Manuelle Wiedereingabe zwischen Systemen — verletzt die Anforderung an die digitale Verbindung
  • Aufzeichnungen bis zum Jahresende aufbewahren — Im Rahmen von MTD müssen Sie vierteljährlich aktualisieren, daher ist es unerlässlich, stets auf dem neuesten Stand der Aufzeichnungen zu sein.
  • Keine Aufbewahrung der Quelldokumente — obwohl die Aufzeichnungen Auch wenn Ihre Dokumente digital sind, müssen Sie Belege und Rechnungen mindestens 5 Jahre lang aufbewahren.[4]

Wie lange sollten Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Sie müssen Ihre Aufzeichnungen mindestens folgende Dauer aufbewahren:[2]

  • 5 Jahre nach dem 31. Januar des jeweiligen Steuerjahres, dem Abgabetermin für die Einreichung der Unterlagen.
  • Länger, wenn HMRC eine Untersuchung zu Ihrer Steuererklärung einleitet.

Beispielsweise sollten Unterlagen für das Steuerjahr 2026/27 (Frist: 31. Januar 2028) mindestens bis zum 31. Januar 2033 aufbewahrt werden.

Erste Schritte

Wenn Sie ganz von vorn anfangen, ist der einfachste Ansatz folgender:

  1. Öffnen Sie ein separates Geschäftskonto (oder kennzeichnen Sie Geschäftstransaktionen in Ihrem persönlichen Konto deutlich)
  2. Laden Sie Ihre Kontoauszüge herunter als CSV-Dateien jedes Quartal
  3. Einnahmen und Ausgaben in einer Tabelle kategorisieren
  4. Importieren in HMRC -anerkannte Software wie GoFile zur Einreichung

Häufig gestellte Fragen

Welche digitalen Aufzeichnungen muss ich für MTD aufbewahren?

Für jede Transaktion müssen Sie Datum, Betrag und Kategorie (z. B. Umsatz, Dienstleistungen, Bürokosten oder Reisekosten) digital erfassen. Sie benötigen separate Aufzeichnungen für Einnahmen und Ausgaben.

Kann ich Tabellenkalkulationen für die digitale Steuererklärung verwenden?

Ja. Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel oder Google Sheets sind für die digitale Führung MTD Aufzeichnungen völlig ausreichend. Allerdings müssen Sie eine kompatible Software (z. B. GoFile ) verwenden, um die Daten an die britische Steuerbehörde HMRC zu übermitteln, und es muss eine digitale Verbindung zwischen Ihrer Tabellenkalkulation und der Übermittlungssoftware bestehen.

Muss ich Belege für MTD digital speichern?

Nein. HMRC verlangt, dass Ihre zusammenfassenden Einnahmen- und Ausgabenaufzeichnungen digital vorliegen, Belege wie Quittungen und Rechnungen können jedoch in Papierform aufbewahrt werden. Sie müssen diese Belege weiterhin mindestens fünf Jahre nach dem 31. Januar, dem Stichtag für die Steuererklärung, aufbewahren.

Welche Anforderungen gelten für die digitale Verbindung?

Wenn Sie mehrere Softwareprogramme verwenden, müssen die Daten elektronisch zwischen ihnen ausgetauscht werden – nicht manuell abgetippt. Zulässige digitale Verbindungen sind beispielsweise CSV-Import/Export, Kopieren und Einfügen, API-Verbindungen und verknüpfte Tabellenzellen.

Weiterführende Literatur

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Quellen

  1. Nutzen Sie „Making Tax Digital“ für die Einkommensteuer: Erstellen Sie digitale Aufzeichnungen — GOV.UK
  2. Digitalisierung der Einkommensteuer — GOV.UK
  3. Wählen Sie die richtige Software für die digitale Steuererklärung (Einkommensteuer). — GOV.UK
  4. Ausgaben, wenn Sie selbstständig sind — GOV.UK
  5. Überblick über die Digitalisierung der Steuererklärung — GOV.UK

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